ในปัจจุบันที่การจัดการบริหารคนถูกท้าทายด้วยลักษณะการทำงานที่เปลี่ยนแปลงและหลากหลายจากเดิม จาก แต่เดิมที่ทำงานพร้อมหน้าพร้อมตากันที่สำนักงาน ก็เริ่มมีการทำงานแบบไฮบริด หรือ Work Anywhere กันเพิ่มขึ้นจนแทบจะเป็นปกติ ผนวกกับการเข้าสู่ตลาดแรงงานของเหล่า Gen Z ตั้งแต่ประมาณ 5 ปีก่อน อันนำมาซึ่งการเปลี่ยนแปลงของโครงสร้างประชากรในองค์กร ซึ่งก็สอดคล้องกับสภาพสังคมของประเทศไทยในภาพรวมที่ ประชากร Generation Z โดยนิยามคือบุคคลที่เกิดในช่วงพ.ศ. 2538-2552 ซึ่งในปีปัจจุบันจะมีอายุ 12 – 26 ปี คิดเป็นประมาณหนึ่งในสี่ของจำนวนประชากรไทย1 (19% ของจำนวนประชากรไทยทั้งหมด) โดยความเปลี่ยนแปลงเหล่านี้ ทำให้ความผูกพันของพนักงานกับองค์กรจะไม่สามารถค่อยๆสร้าง ค่อยๆรักได้อีกแล้ว แต่การมัดใจพนักงานจำเป็นจะต้องเร่งมัดใจกันตั้งแต่วันแรกที่ทำงาน หรือเรียกได้ว่าต้องทำให้รู้สึก Love at First Sight หรือ ตกหลุมรักตั้งแต่แรกพบกันเลยทีเดียว
ซึ่งสิ่งนี้เชื่อมโยงกับผลสำรวจของทางGartnerที่พบว่าความพึงพอใจที่มีต่อการทำ Onboarding Program นั้นส่งผลต่อการอยากอยู่ต่อของพนักงานโดยได้ถามสองคำถามที่น่าสนใจในแบบสอบถามกับพนักงานทั่วโลกจำนวน 1,452 คน ในปี 2022 ที่ผ่านมาโดยคำถามสองคำถามร่วมกับสอบถามความพึงพอใจต่อการทำ Onboarding ของบริษัท โดยมีคำถามดังนี้
1)เขาสามารถที่จะเห็นโอกาสการก้าวหน้าของหน้าที่การงานของตนเองได้หรือไม่ และ
2)ถ้าย้อนเวลากลับไปได้เขาจะเข้าทำงานที่นี่หรือไม่
ซึ่งผลปรากฎว่าการทำ Onboardingที่น่าพึงพอใจส่งผลให้พนักงานมองเห็นความก้าวหน้าในหน้าที่การงานของตนเองถึง77%และรู้สึกพอใจจนถ้าย้อนเวลากลับไปได้ก็จะกลับเข้ามาทำงานที่นี่อีก ถึง 74%
จะเห็นได้ว่าการทำOnboarding เป็นประตูบานแรกที่จะสร้างความประทับใจให้พนักงานได้แต่คำถามคือ แล้วจะสร้างการ Onboarding ที่ดีได้อย่างไร จากแนวคิดของ Michael D. Watkins ศาสตราจารย์ของ IMD Business School ผู้แต่งหนังสือเรื่อง The First 90 Days ได้ให้แนวทางที่ดีสำหรับการทำ Onboarding สำหรับองค์กรที่มีลักษณะการทำงานเป็นแบบ Hybrid เอาไว้ ซึ่งผู้เขียนขอสรุปออกมาเป็น 3 ข้อด้วยกัน คือ
1) มีการกำหนดเป้าหมายของทั้งเป้าหมายในตัวงานนี้และเป้าหมายระยะสั้นเพื่อวัดผล-ข้อนี้เป็นเรื่องที่สำคัญเพราะการที่พนักงานเข้ามาทำงานใหม่ก็ต้องทราบว่าตนเองจะต้องได้รับมอบหมายให้ทำอะไรอะไรคือความท้าทายในขณะนี้ที่เขาต้องเผชิญ องค์กรกำลังอยู่ในสภาวะแบบไหนและที่สำคัญคือองค์กรคาดหวังอะไรกับตัวของเขา เพื่อที่จะทำให้เขาเริ่มต้นงานได้อย่างมีทิศทางมีเป้าหมาย และมีแรงกระตุ้นบรรดาลใจ
2) มีรูปแบบการเรียนรู้ที่ตระเตรียมไว้พร้อมแล้ว -ในช่วงแรกของการทำงานพนักงานจะต้องการเรียนรู้มากมาย และแน่นอนสิ่งที่มีให้พนักงานเรียนรู้นั้นมันก็จะเยอะมากจนอาจจะเกิดอาการ “Document Dump” หรือเอกสารข้อมูลท่วมหัวฉะนั้นการเรียนรู้งานใหม่ในการ Onboarding พนักงานควรจะต้องมีการวางแผนและสร้างการเรียนรู้ให้เป็น Journey ของแต่ละบุคคลเพื่อที่จะสร้างประสบการณ์ที่ดีในการเรียนรู้ให้กับพนักงาน
3) มีการสร้าง Engagement ของพนักงานใหม่ และทุกๆคนที่เกี่ยวข้อง – หัวใจสำคัญสำหรับพนักงานใหม่คือต้องมีผู้คนให้เขารู้สึกเป็นเพื่อนและเป็นมิตรจึงจะสร้างความประทับใจและความผูกพันให้เกิดขึ้นกับเขาได้ โดยเฉพาะอย่างยิ่งถ้าการ Onboarding เป็นไปในลักษณะของVirtual การสร้างความผูกพันนี้ยิ่งสำคัญซึ่งสามารถทำได้ทั้งการมีระบบพี่เลี้ยง การได้มีกลุ่มเพื่อนที่เข้างานพร้อมๆกันรวมไปถึงการที่มีโค้ชที่ช่วยดูแลเป็นรายบุคคลยิ่งจะช่วยสร้างความผูกพันให้เกิดขึ้นกับตัวของพนักงานใหม่
ทั้งสามเรื่องนี้นั้นความเป็นจริงแล้วก็เป็นสิ่งที่เหล่า HR ก็พยายามปรับปรุงและไปให้ถึงเช่นกันอย่างไรก็ดีการที่ต้องทำทุกหัวข้อที่ว่านั้นโดยไม่อาศัยระบบเข้ามาช่วยก็ดูจะเป็นเรื่องยากเกินความจำเป็น ซึ่ง HR ในปัจจุบันก็เล็งเห็นความสำคัญนี้เช่นกัน จะเห็นได้จากผลสำรวจของทาง Gartner ที่ทำการสำรวจการลงทุนของหน่วยงานทรัพยากรมนุษย์ใน HR Tech ต่างๆ จะพบว่า การลงทุนในการทำ Onboarding ติดอันดับใน Top 5 ของการลงทุนด้านเทคโนโลยีในการบริหารทรัพยากรมนุษย์เลยทีเดียว (จากรูปภาพประกอบที่2) ดังนั้นคุณสามารถที่จะนำเทคโนโลยี HR เหล่านี้จะช่วยสนับสนุนให้คุณสามารถผ่าทางตันโดยขอเสนอ3 สิ่งที่ HR Tech จะสามารถสนับสนุนการ Onboarding ของคุณได้ คือ
1) ช่วยสร้าง Learning Path ให้กับพนักงานใหม่ได้แบบเป็นรายบุคคล - การใช้ HR Tech สามารถทำให้ LMS (Learning Management System) และ LXPs (Learning Experience Platforms) สามารถที่จะทำการ Personalized หรือมีการระบุเจาะจงเป็นรายบุคคลได้ซึ่งจะตอบโจทย์ในการสร้างเป้าหมาย และสร้างแนวทางการเรียนรู้ที่ตระเตรียมไว้แล้วนอกจากนั้น การใช้ AI มาประกอบจะทำให้การทำ Recommended System ของรายบุคคลเพื่อที่จะสร้างวิชาและวิธีการการเรียนรู้เป็นรายบุคคลนั้นยิ่งทรงประสิทธิภาพขึ้นไปอีก
2) การใช้เทคโนโลยีจะสร้างการ Engage ต่อการเรียนและผู้เกี่ยวข้องอื่นๆได้ – เทคโนโลยีในการเรียนรู้ต่างๆนั้น ไม่ว่าจะเป็น VR/AR รวมไปถึงการผนวก Social Network และ Gamification ต่างช่วยสร้าง Engagement ของผู้เข้ารับการ Onboarding และผู้ที่เกี่ยวข้องได้เป็นอย่างดี นอกเหนือจากนี้การนำ HR Tech เข้ามาใช้ยังทำให้การเรียนรู้นั้นไม่น่าเบื่อ สนุกสนานสร้างความประทับใจให้กับการทำ Onboarding ให้กับพนักงาน
3) การบูรณาการระหว่างระบบการ Onboarding กับระบบการทำงานจริง - การใช้ Technology จะทำให้การเก็บข้อมูลสามารถผูกติดกันได้อย่างไม่ยากเย็นเพราะไม่ว่าจะเป็นระบบ Tracking ต่างๆ ระบบ HCM ที่ผูกติดกับฐานข้อมูลของพนักงาน การใช้ Application ต่างๆที่ใช้ในการทำงาน รวมไปถึงระบบในการวัดผลต่างก็สามารถนำมาผูกโยงกับระบบ Onboarding ได้หากใช้ HR Tech เข้าช่วยในการจัดการข้อมูลต่างๆเหล่านี้ก็จะเชื่อมโยงได้อย่างง่ายดายโดยไม่ต้องมาทำการเชื่อมข้อมูลหลายๆแหล่งจนเสียเวลา และกำลังคนเกินความจำเป็น
สุดท้ายนี้การใช้ HR Tech ในการทำ Onboarding ก็จำเป็นต้องใช้ความเข้าอกเข้าใจของHR ประกอบด้วย ระบบการ Onboardingถึงจะสมบูรณ์และทำได้ตามเป้าหมายที่พนักงาน HR และองค์กรคาดหวังไว้ ซึ่งถ้าหาก HR ท่านใดอยากจะหา HR Tech Solution ต่างๆ ในท้องตลาดอาจจะลองแวะไปที่งาน Thailand HR Tech Conference & Exposition 2023 ที่มาในธีม Everything Everywhere Augmented ในวันที่ 14-15 มิถุนายน 2566 เวลา 8:00 น. - 17:00 น. ณ รอยัลพารากอน ฮอล์ล ชั้น 5 สยามพารากอน ซึ่งท่านอาจจะได้แนวทางใหม่ๆมาใช้ปรับปรุงส่วนงานของท่านก็เป็นได้ครับ
Reference
https://www.gartner.com/en/newsroom/press-releases/03-06-2023-gartner-identifies-top-four-hr-investment-trends-for-2023
https://www.gartner.com/doc/reprints?id=1-2ALFETFA&ct=220715&st=sb
https://hbr.org/2020/05/onboarding-a-new-leader-remotely
Leverage Learning Technology for More Engaging and Effective Onboarding, ByTravis Wickesberg and Courtney Zern ,Gartner 2023
https://hbr.org/2022/04/onboarding-can-make-or-break-a-new-hires-experience
.svg)
