จาก Just in case สู่ Just in time Learning

ซึ่งมันก็ฟังดูดีใช่ไหมครับที่เรามีการเก็บข้อมูลการพัฒนาโดยอ้างอิงจากอนาคตขององค์กรหรือสิ่งที่จะใช้จริงๆและมีการเตรียมพร้อมพนักงานก่อนล่วงหน้าโดยการให้การฝึกอบรมและพัฒนาเอาไว้ตั้งแต่เนิ่นๆแต่ปัญหาก็คือ พนักงานของเราลืม ในสิ่งที่เรียนรู้ไปได้ง่ายมาก HermannEbbinghaus นักจิตวิทยาชาวเยอรมันได้ค้นพบ “เส้นโค้งแห่งการหลงลืม” ซึ่งจะพบว่า 75% ในสิ่งที่ได้เรียนรู้ จะลืมหายไปภายใน 6 วันเท่านั้น ซึ่งเมื่อพนักงานที่จำเป็นจะต้องใช้ทักษะต่างๆที่เราเตรียมไว้แต่ยังไม่ไดใช้ในทันที หากต้องไปใช้ทักษะนั้นก็อาจจะหลงลืมสิ่งที่องค์กรได้พยายามพัฒนาแล้วก็เป็นได้

(ดูได้จาก ภาพ Theforgetting curve)

‍

อีกทั้งการเปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วของยุคปัจจุบันอย่างที่World Economic Forum ได้มีการวิจัยไว้ว่าSkill ต่างๆที่ใช้กันในการทำงานทุกวันนี้จะมีการเปลี่ยนแปลงถึง 42%หลังจากปี 2022 ฉะนั้นการที่เราเตรียมการเรียนไว้แบบJust in case เผื่อไว้ว่าจะได้ใช้แบบเดิมๆที่ชาว HRเราทำกันมาอย่างยาวนาน ก็อาจจะไม่สามารถส่งเสริมให้องค์กรเติบโตต่อไปได้อย่างที่หวังไว้

แต่ด้วยเทคโนโลยีและการพัฒนาในปัจจุบันเราสามารถนำเทคโนโลยีที่เมื่อหลายปีก่อนก็มีมานานแล้วแต่อาจจะยังไม่ค่อยประสบความสำเร็จอย่าง e-learning มาพัฒนาให้กลายเป็น on-demandlearning หรือ Just inTime learning ที่องค์กรสามารถที่จะเตรียมองค์ความรู้ต่างๆเอาไว้เก็บไว้ในที่ที่สามารถค้นหาและเข้าถึงได้อย่างสะดวกและที่สำคัญสามารถเข้าถึงได้ทันที ทุกที่ ทุกเวลาจะเป็นคำตอบที่ดีสำหรับการพัฒนาในโลกที่เปลี่ยนแปลงอย่างรวดเร็วกับมนุษย์ที่มีข้อมูลเข้ามาในชีวิตมากขึ้น แต่ความทรงจำของมนุษย์นั้นมีอย่างจำกัดเสียเหลือเกิน

แต่การที่จะพัฒนาJust in Time Learning ให้ประสบความสำเร็จหัวใจสำคัญจะมีอยู่สามสิ่งคือInteractive(โต้ตอบเรียนรู้)Intermediate (ใช้ได้ทันที) และ Accessible(เข้าถึงง่าย) จึงจำเป็นที่จะต้องให้ความสำคัญกับ 4 ประเด็นในการพัฒนาให้สามารถใช้งานได้จริงและประสบความสำเร็จ ดังนี้

1) ออกแบบการเรียนรู้โดยเข้าใจความต้องการของผู้เรียนและขององค์กร – ความรู้ที่จำเป็นต้องใช้ในองค์กรมีหลากหลายเรื่องแต่ไม่ใช่ทุกเรื่องที่จะเหมาะกับการใช้ Just in Time Learning ส่วนใหญ่ที่สามารถมาออกแบบใน Just inTime Learning ได้มักจะเป็นความรู้ที่สามารถนำไปใช้ได้ทันทียกตัวอย่างเช่น หัวหน้างานท่านหนึ่งกำลังต้องไปให้ Constructive Feedback กับน้องในทีม ก็อาจจะมี Just inTime Learning ที่สามารถให้ตัวอย่างประโยคที่นำไปใช้ได้ทันทีไม่ใช่ผู้เรียนต้องมานั่งฟังตั้งแต่การสร้างความเชื่อใจในทีมงานหรือเรื่องอื่นที่เกี่ยวข้องเป็นชั่วโมงๆ ก่อนที่จะสามารถเข้าถึงคำตอบที่ต้องการ

2) ทำให้การเรียนรู้ ”ง่าย” – คำว่าง่ายนี้ไม่ใช่เนื้อหาง่าย แต่การทำ Just inTime Learning ควรจะแบ่งเป็นส่วนย่อยๆหัวเรื่องย่อยๆที่สามารถเรียนรู้ได้ง่ายๆ หรืออาจจะเรียกได้ว่าเป็นระดับ microlearning เลยก็ว่าได้เพื่อให้เป็นข้อมูลที่เข้าใจได้ทันทีพร้อมนำไปใช้ นอกจากนั้นแล้ว ในระบบที่ใช้บริหารจัดการ Just inTime Learning ไม่ควรที่จะเป็นไดรฟ์ที่เก็บข้อมูลมากๆแล้วให้พนักงานค่อยๆเปิดหาในแฟ้มข้อมูล แต่ควรเป็นระบบที่สามารถ ค้นหาได้ง่ายอาจจะเพียงแค่พิมพ์ keywordที่เกี่ยวข้อง ก็สามารถที่จะเปิดข้อมูลเหล่านั้นขึ้นมาได้ยกตัวอย่างที่ใกล้ตัวสุดๆ หากคุณลองค้นหาวีดีโอใน Youtube ปัจจุบันนี้คุณไม่จำเป็นต้องพิมพ์ชื่อคลิปให้ถูกต้องแค่คุณพิมพ์ข้อความที่เกี่ยวข้องกับเนื้อหาในคลิปก็จะขึ้นคลิปที่มีเนื้อหาเกี่ยวข้องกันขึ้นมาแล้ว ซึ่งสิ่งนี้ MachineLearning สามารถช่วยในการบริหารจัดการได้สบายๆ

3) รับส่ง Feedback กับผู้สอนได้ - การเรียนรู้แบบ Just in Time Learning มีสิ่งที่เป็นข้อจำกัดอยู่ก็คือหากผู้เรียนมีคำถามคาใจ ก็ไม่สามารถที่จะยกมือถาม หรือกดไมค์ถามได้เหมือนการเรียนแบบ face to face หรือ VirtualLearningดังนั้นหากจะพัฒนาการเรียนรู้แบบ Just in Time Learning ในองค์กร HR จำเป็นต้องจัดเตรียมช่องทางการพูดคุยสอบถามกับผู้เชี่ยวชาญที่สอนเรื่องนั้นๆ เช่น การใช้ Googleclassroom ในการส่งการบ้านและมีผู้เชี่ยวชาญมาตรวจการบ้านให้พร้อมให้ความคิดเห็นก็ดีหรือมีช่องทางการติดต่อกับผู้เชี่ยวชาญในเรื่องนั้นๆก็เป็นประโยชน์ต่อการเรียนรู้ของพนักงานอย่างแน่นนอน

4) กระตุ้น Learning Agility โดยสร้างวัฒนธรรมการเรียนรู้ให้เกิดขึ้นในองค์กร - การที่ทำ Just in Time Learning ให้ประสบความสำเร็จ พนักงานของเราจำเป็นต้องมี Learning Agility หรือความพยายามและความสามารถในการเรียนรู้ เพราะถ้าพนักงานไม่มีความสงสัยใคร่รู้เมื่อเจอปัญหาในการทำงาน พนักงานอาจจะเลือกถอยหลังกลับไม่ทำต่อหรือเลือกที่จะแก้ปัญหาแบบเดิมๆ โดยไม่หาความรู้หรือวิธีใหม่ๆ โดย HRอาจช่วยออกแบบสร้างแรงกระตุ้นให้เกิดวัฒนธรรมในการเรียนรู้ได้โดยให้รางวัลกับการเรียนรู้ โดยอาจอาศัยหลัก Gamification และการเก็บข้อมูลต่างๆมาประยุกต์ใช้รวมไปถึงผลักดันให้ผู้บริหารทำให้เห็นเป็นตัวอย่างให้องค์กรเพื่อเป็นแนวทางและแนวปฎิบัติที่น่าสนใจและนำไปใช้ต่อได้ ซึ่งข้อนี้เป็นข้อที่สำคัญที่สุดเพราะเปรียบเสมือนน้ำมันเชื้อเพลิงที่เป็นแรงให้เครื่องยนต์ ให้ระบบที่สร้างสำหรับJust in Time Learning ได้ถูกนำมาใช้ประโยชน์อย่างแท้จริง

สุดท้ายแม้โลกจะเปลี่ยนไปแค่ไหนเทคโนโลยีในการเรียนรู้จะก้าวหน้าไปสักขนาดไหน หรือว่าจะใช้การเรียนรู้แบบ Just inCase Learning  หรือ Just in Time Learning สิ่งที่สำคัญที่สุดคือการสร้างคนในองค์กรของเราให้ Just Curious กระตือรือร้นที่จะอยากหาความรู้อย่างต่อเนื่องเพราะถ้าหากคนในองค์กรไม่มีความกระตือรือร้นที่จะเรียนรู้สิ่งใหม่ๆต่อให้มีระบบการเรียนรู้ที่ดีเลิศเพียงใดก็จะเป็นเพียงระบบเปล่าๆที่ไม่มีการพัฒนาใดๆอยู่ในนั้นเลย

Ref.

https://hbr.org/2019/10/where-companies-go-wrong-with-learning-and-development

https://blog.gutenberg-technology.com/en/5-tips-for-using-just-in-time-learning-for-ld

https://www.advantageperformance.com/implementing-just-in-time-learning/

https://hbr.org/2018/07/4-ways-to-create-a-learning-culture-on-your-team

https://hbr.org/2015/12/4-ways-to-become-a-better-learner

‍

‍