จะเชื่อใจกันได้อย่างไร ถ้าองค์กรไทยๆจะ Hybrid Working

การทำงานอย่าง Hybrid work หรือการทำงานทางไกลนี้ จะมีโอกาสขาดได้ทั้งสามองค์ประกอบ และนำไปสู่การไม่เชื่อมั่น ไม่เชื่อใจกัน และส่งผลกระทบต่อผลงานในภาพรวมขององค์กรได้ โดยเราอาจจะเห็นได้จาก องค์กรไทยหลายๆองค์กร การทำ Hybrid work กลายเป็นเรื่องปวดหัวสำหรับผู้บริหารและฝ่าย HR ไม่ใช่ในแง่ของการตรวจสอบคุณภาพงาน แต่กลับเป็นการวิตกกังวลจนต้องคอยหามาตรการต่างๆเพื่อคอยจับตาดูว่าพนักงานเราทำงานหรือไม่ ซึ่งก็มีตั้งแต่น่ารักๆอย่างเช็คชื่อตอนเช้า ไปจนถึงต้องส่งรายงานทุกวันว่าทำอะไรไปบ้าง หรือเรียกประชุมเพื่อเช็คชื่อ รายงานตัวกัน เช้า กลาง วัน เที่ยง เย็น ก็ยังมี

และเมื่อพนักงานถูกเรียก ถูกบังคับรายงานตัวบ่อยครั้งเข้า ก็จะรู้สึกว่าตนเองไม่ Hybrid work ก็ได้ กลับไปที่ออฟฟิตก็ได้ หลักฐานหนึ่งที่ยืนยันการที่ความรู้สึกไว้วางใจระหว่างกันระหว่างผู้บริหาร และพนักงานลดน้อยถดถอยลง คือความรู้สึกทางลบที่มีต่อกัน อาทิเช่น ความรู้สึกกดดัน ความรู้สึกหงุดหงิดที่ถูกจู้จี้จุกจิก มีตัวอย่างงานวิจัยของ Harvard Business Review ที่สำรวจกับพนักงาน 617 คนทั่วโลก ในหัวข้อที่ว่า “เมื่อสัปดาห์ที่ผ่านมา คุณได้ถูกคาดหวังให้ตอบรับ ข้อความหรือโทรศัพท์ทันทีหรือไม่?” พบว่า เกือบ 40% ของกลุ่มตัวอย่างตอบว่าบ่อยมาก ถึงมากที่สุด (ตามภาพที่ 2) นอกจากนี้ พนักงานกว่า 21% รู้สึกว่าถูกเจ้านายของตนติดตามอย่างเข้มงวดทุกฝีก้าว ยิ่งไปกว่านั้น พนักงานกว่า 34% รู้สึกว่าเจ้านายของตัวเอง ไม่ไว้ใจในฝีมือการทำงานของตน นอกจากนี้ยังรู้สึกว่าตนเองต้องมีการทำงานแบบ Always-on หรือสามารถติดตามงานได้ตลอดเวลา เพื่อที่จะรักษาความเชื่อมั่นของเจ้านาย และมีความรับผิดชอบต่องาน

ทั้งนี้เพื่อที่จะคืนสมดุลย์แก่สามเหลี่ยมแห่งความไว้เนื้อเชื่อใจ เพื่อเรียกพลังแห่งความเชื่อใจให้กลับมาอยู่ในองค์กรอีกครั้ง เรามีวิธีการ 4 ข้อเพื่อให้องค์กรเดินไปได้อย่างมีความไว้เนื้อเชื่อใจกันโดยไม่ต้องสนว่าจะทำงานที่ไหน เมื่อไหร่ ดังนี้

1. ผู้นำต้องมีความสามารถนำทีมในการทำงานแบบ Hybrid work ได้ - ฝึกสอนผู้จัดการให้ผู้จัดการมีทักษะที่จำเป็นในการบริหารทีมงานจากระยะไกล เพราะการทำงานแบบ Hybrid work จำเป็นจะต้องทำงานอยู่ไกลกัน จึงทำให้ทักษะที่ต้องใช้มีความเปลี่ยนแปลงไป โดยสิ่งที่ควรต้องฝึกทีมผู้จัดการอย่างเร่งด่วน ก่อนเลยสองอันดับแรก คือ

1.1 ทักษะการมอบหมายงานโดยการติดตามด้วยผลลัพธ์ของงาน การที่เราอยู่ไกลกัน ทำให้การมอบหมายงานเป็นสิ่งสำคัญมาก สามารถที่จะชี้วัดความสำเร็จของทีมนั้นได้เลย หากหัวหน้างานท่านใดมีทักษะในการมอบหมายงานได้ดี หัวหน้างานท่านนั้นก็มีโอกาสที่จะนำความสำเร็จมาสู่ทีมงานได้มากขึ้น และหัวใจของการมอบหมายงานนี้ก็คือการสามารถมองให้ทะลุว่าอะไรคือผลลัพธ์ของงานนั้นๆ อันจะส่งผลต่อกำลังใจทั้งของทีมงานและพนักงานที่จะถูกกระตุ้นจูงใจด้วยผลงาน และความสำเร็จที่มองเห็นได้สม่ำเสมอ

1.2 ทักษะการให้ Feedback การทำงานที่อยู่ไกลกันนั้นมองไม่เห็นกัน ดังนั้นการ Feedback จึงสำคัญ เพราะนอกจากจะทำให้เกิดผลงานที่ดีแล้ว ยังทำให้เกิดความใกล้ชิดกันมากขึ้น เพิ่มความรู้สึก Authenticity และ empathy ระหว่างกัน ก่อให้เกิดความไว้เนื้อเชื่อใจกันได้เป็นอย่างดี

2. ออกแบบการทำงานระยะไกลให้ดี - การออกแบบการทำงานระยะไกลให้ดี จำเป็นจะต้องสร้างความรู้สึกใกล้ชิด และได้รับการดูแลเป็นสำคัญ โดยการที่ทำให้พนักงานรู้สึกถึงการใกล้ชิดนั้น อาจจะให้คำแนะนำวิธีการออกแบบดังนี้

2.1 สร้างสะพานแห่งความใกล้ชิด – สะพานแห่งความใกล้ชิดสามารถด้วยการติดต่อกันอยู่อย่างสม่ำเสมอ การติดต่ออยู่อย่างเสมอนี้ไม่ใช่การเรียกเช็คชื่อทุกชั่วโมง หรือการประชุมตามงานบ่อยๆอะไรแบบนั้น แต่เป็นการสอบถามความเป็นอยู่ ยกตัวอย่างเช่น การส่งข้อความไปเพื่อที่จะบอกว่า “วันนี้มีอะไรให้พี่ช่วยไหม?” การทำแบบนี้จะทำให้เราสามารถตรวจสอบชีพจรของทีมได้ว่ามีความปกติ หรือผิดปกติอย่างไรเป็นการสร้างความ Authenticity ในใจเจ้านาย และสร้าง Empathy ในใจลูกน้องได้เป็นอย่างดี

2.2 Check in ไม่ Checkup - เปลี่ยนการนัดประชุมติดตามงานพร่ำเพรื่อเป็นการถามคำถามเฉพาะเป็นเรื่องๆ การทำงานทางไกลมักจะส่งผลให้เกิดการประชุมบ่อยครั้ง เพราะผู้จัดการ หรือผู้บริหารมักจะมีสิ่งที่ต้องการตัดสินใจและขอข้อมูลเป็นประจำ โดยสามารถเปลี่ยนวิธีการเป็นชั่วโมงการขอข้อมูลหรือถามคำถาม (แน่นอนว่าควรเป็นเวลาทำงาน) วิธีนี้จะลดการประชุมที่ไม่จำเป็นออกไปได้มาก และเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงาน รวมไปถึงเพิ่มความรู้สึก Logic ในสามเหลี่ยมแห่งความเชื่อใจระหว่างกันอีกด้วย

2.3 สร้างการมีส่วนร่วม- เพิ่มความรู้สึกถึงความเป็นทีมด้วยการกิจกรรมเล็กๆน้อยๆที่สม่ำเสมอ การทำงานจากระยะไกลมักจะทำให้เรารู้สึกห่างไกล และรู้สึกว่ามีโอกาสพบเจอกับความไม่แน่นอนสูง ดังนั้น อาจจะชวนเล่นกิจกรรมเช่น วันพรุ่งนี้นัดกันใส่หมวกในการ Check-in ทีม หรือการให้ลองอธิบายความรู้สึกตัวเองดวยคำ 1 คำ เพื่อส่งความรู้สึก empathy เป็นแรงใจให้ข้ามผ่านความห่างไกล และความไม่แน่นอนออกไป

2.4 มอบความรู้สึกปลอดภัยให้กับการทำงานทางไกลให้พนักงาน - เวลาการทำงานที่สำนักงาน เราก็จำเป็นต้องดูแลความปลอดภัยในการทำงานของทีมงานอยู่เสมอ ในการทำงานระยะไกลก็เช่นกัน เราก็จำเป็นต้องให้เกิดความสบายใจ มีความปลอดภัยในจิตใจของพนักงาน ซึ่งสามารถทำได้ง่ายๆเพียงแค่ เว้นระยะห่างในการติดต่อกับทีมงานบ้าง หรืออาจจะมีการแจ้งทีมงานว่า ช่วงเวลาบางช่วงเวลา เราจะปล่อยให้ทำกิจรรมตามสบายเช่น ช่วงเที่ยงถึงบ่ายโมงสิบห้าผมจะไม่ติดต่อไปเป็นต้น ทำให้เขามีช่วงที่ตัวเองรู้สึกปลอดภัย ผ่อนคลายในช่วงระหว่างวันบ้าง

3. สร้างทัศนคติที่ดีต่อการทำงานระยะไกล -  การทำงานระยะไกลมักจะมีความเชื่อว่าทำให้วัฒนธรรมองค์กรนั้นสูญสลายหายไป อันเป็นผลให้หัวหน้างานรู้สึกว่าลูกน้องก็ไม่ Empathy กับตน ในทางกลับกันลูกน้องก็รู้สึกว่าหัวหน้า ไม่ empathy ต่อตน ละเลยการทำงานตามวัฒนธรรมองค์กรเดิมไปเช่นกัน แต่ถ้ามาดูผลสำรวจของ Gartner พบว่าการเปลี่ยนเป็นการทำงานระยะไกล ในความคิดเห็นของพนักงานนั้นรู้สึกว่า Hybrid work จะช่วยให้วัฒนธรรมองค์กรพัฒนาไปในทางที่ดีขึ้นอย่างมาก คิดเป็น 32% จากพนักงาน 1,750 คน และอีก 44% รู้สึกว่าวัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนไปในทางที่ดีขึ้น และมีเพียง 4% เท่านั้นที่รู้สึกว่าวัฒนธรรมองค์กรเปลี่ยนไปในทิศทางที่แย่ลงมาก (ตามภาพที่ 3) ฉะนั้น HR เราจึงต้องให้ความรู้ และความมั่นใจกับพนักงานระดับหัวหน้างานอยู่เสมอว่า การทำงานแบบ Hybrid work ที่ถูกออกแบบมาดีแล้ว จะส่งผลดีให้กับองค์กร โดยอาจจะใช้วิธีการจัดกิจกรรมทางออนไลน์ โดยนำทีมที่มีความแน่นแฟ้นกันแม้จะทำงานไกลกัน ให้มาทำกิจกรรมทั่วทั้งองค์กร เพื่อให้หัวหน้างานทีมอื่นๆได้เห็นว่า การทำงานแบบ Hybrid work ไม่ได้สร้างความบิดพริ้วในพฤติกรรมและผลงานของพนักงานแต่อย่างใด

4. ต้องเริ่มที่ระดับบนสุดก่อน - สามข้อด้านบนจะหมดความหมายไปในทั้นที หากทุกคนในองค์กรทำ แต่ผู้นำสูงสุดในองค์กรไม่ทำด้วย เพราะในที่สุดแม้จะตั้งหลักกันมาดีแค่ไหน หากผู้นำสูงสุดในองค์กรไม่เห็นความสำคัญเสียแล้ว สิ่งเหล่านี้ก็จะหายไปอย่างรวดเร็ว เพราะองค์กรนั้นจะเป็นอย่างไรก็ขึ้นอยู่กับตัวผู้นำสูงสุดขององค์กร ฉะนั้นเป็นเรื่องยากมากๆที่ผู้จัดการระดับรองลงมาจะปฎิบัติตนแตกต่างไปจากผู้นำสูงสดขององค์กร ฉะนั้นหากจะปรับให้องค์กรบริหารงานให้สร้างความเชื่อใจกันมากขึ้นจำเป็นจะต้องทำที่ผู้บริหารระดับสูงสุดก่อน

สุดท้ายนี้การที่เราเรียกคือความเชื่อมั่น เชื่อใจในทีมงาน และองค์กร ไม่ได้ได้แค่ความสบายใจ หรือความเป็นทีมเพียงอย่างเดียว เพราะหากองค์กรไม่เชื่อใจกัน ทีมงานก็จะเชื่อแค่บางคนที่มีความสัมพันธ์หรือใกล้ชิดกันเท่านั้น ส่งผลให้ เกิดการทำงานในลักษณะ Diverse Team หรือการแชร์ข้อมูลต่อกันบางส่วนเท่าที่จำเป็น หรือเป็น Homogenous Team หรือทีมที่มีลักษณะคล้ายกันมาก ๆ จนคิดเหมือนกันทั้งหมด ซึ่งสองอย่างนี้ต่างไม่เป็นผลดีต่อการเติบโตขององค์กรในยุคสมัยใหม่ทั้งสิ้น แต่ถ้าองค์กรเดินหน้าต่อไปด้วยความเชื่อใจกัน ก็จะก่อเกิดเป็น Inclusive Team ที่สามารถเชื่อใจคนที่แตกต่างกัน ให้รวมความสามารถเข้าด้วยกัน และก่อให้เกิดประโยชน์สูงสุดในการพัฒนาองค์กรไปสู่ความสำเร็จสมดั่งที่ตั้งใจไว้

‍

Ref

https://hbr.org/2020/07/remote-managers-are-having-trust-issues

https://hbr.org/2021/03/the-secret-of-adaptable-organizations-is-trust

https://hbr.org/2020/05/begin-with-trust

https://www.gartner.com/smarterwithgartner/no-hybrid-workforce-models-wont-dilute-your-culture/

https://www.forbes.com/sites/tracybrower/2021/02/07/how-to-sustain-company-culture-in-a-hybrid-work-model/?sh=405c84f10091

‍