Copilot Notebooks คืออะไร? และ HR เอาไปใช้ทำอะไรได้บ้าง

ถ้าคุณเคยเปิดโฟลเดอร์ที่มีคู่มือพนักงาน ระเบียบสวัสดิการ และประกาศ HR กระจายอยู่สิบกว่าไฟล์ แล้วต้องนั่งรวมทุกอย่างเป็นเอกสารเดียว...

Copilot Notebooks อาจเกิดมาเพื่อให้งานของคุณง่ายขึ้น

‍

Copilot Notebooks คืออะไร

เดิมนั้น Notebook ของ Copilot คือ “กล่องเก็บความรู้” สำหรับเรื่องใดเรื่องหนึ่ง เมื่อเราใส่ไฟล์ Word, PowerPoint, Excel, PDF, หน้า OneNote หรือลิงก์เว็บที่เกี่ยวข้องลงไป จากนั้น Copilot จะตอบคำถามโดยอ้างอิงเฉพาะข้อมูลที่เราเลือกใส่ไว้ในกล่องนั้น

‍

และวันที่ 1 กรกฎาคม Microsoft เพิ่มความสามารถสำคัญให้เครื่องมือนี้หลายอย่าง เพิ่มการสร้างไฟล์ PowerPoint, Word และ Excel จากข้อมูลใน Notebook ได้โดยตรง รวมถึงฟีเจอร์ Mind Map ที่ช่วยมองเห็นหัวข้อและความเชื่อมโยงของข้อมูล

‍

ต่อมาในวันที่ 25 สิงหาคม ผู้ใช้สามารถนำอีเมล Outlook และข้อมูลจากการประชุม Teams เช่น transcript บันทึก แชต และไฟล์ที่แชร์ มาใช้เป็นแหล่งอ้างอิงใน Notebook ได้ด้วย

‍

สำหรับงาน HR ลองนึกภาพว่าเราสามารถ...

• รวมคู่มือพนักงานกับคำถามที่พบบ่อย แล้วให้สร้างสไลด์ปฐมนิเทศ
• รวมเอกสารอบรมทั้งหมด แล้วสร้าง Mind Map เพื่อดูว่าเนื้อหาตรงไหนซ้ำหรือตรงไหนยังขาด
• รวมรายงานการลาออกกับผลสำรวจ Engagement แล้วให้จัดข้อมูลเป็นไฟล์ Excel
• ดึงข้อมูลจากการประชุม Teams มาสรุปมติและสิ่งที่ต้องทำต่อ

แต่ผู้ใช้ต้องมีสิทธิ์ Microsoft Copilot หรือ Copilot Chat และบัญชีต้องมีสิทธิ์ใช้ SharePoint หรือ OneDrive จึงจะสร้าง Notebook ได้ ส่วนผู้ใช้ Microsoft 365 Personal, Family และ Premium ก็สามารถใช้ได้เช่นกัน

‍

Notebook รองรับภาษาไทยสำหรับคำสั่งและคำตอบ แต่ยังสร้างชาร์ต กราฟ หรือรู

ปภาพภายใน Notebook โดยตรงไม่ได้ และ Microsoft ระบุว่าการเปิดตัวฟีเจอร์ใหม่จะทยอยเกิดขึ้น ผู้ใช้แต่ละบัญชีจึงอาจได้รับไม่พร้อมกัน

ทว่าเรื่องที่ HR ต้องระวังคือ ข้อมูลในกล่องอาจมีทั้งเงินเดือน ผลประเมิน หรือข้อมูลส่วนบุคคล จึงควรตรวจสอบสิทธิ์เข้าถึงไฟล์ให้เรียบร้อยก่อนนำมาใช้

‍

ท้ายที่สุด เครื่องมือนี้จะมีประโยชน์มากแค่ไหน อาจไม่ได้ขึ้นอยู่กับว่า AI เก่งเพียงใด

แต่อยู่ที่ว่า วันนี้ความรู้ของทีม HR กระจายอยู่กี่แห่ง และเรารู้หรือยังว่าอะไรควรถูกเก็บไว้ใน “กล่องเดียวกัน”

ถ้าพรุ่งนี้ต้องสร้าง Notebook แรกให้ทีม HR คุณจะใส่อะไรลงไปก่อน?

‍

Source:

AISIN, "AI Think" blog — YYSystem (Masaki Nakamura, Kiyomi Kusaka, Satoshi Ozawa) ยอดดาวน์โหลด 1 ล้านครั้งภายใน พ.ย. 2024, รองรับ 20+ ภาษา https://www.aisin.com/en/aithink/innovation/blog/006340.html

AISIN News, การติดตั้งที่เคาน์เตอร์สถานี Yurikamome รองรับ Deaflympics Tokyo 2025 (14 พ.ค. 2025, รองรับ 31 ภาษา) https://www.aisin.com/en/news/2025/009032.html

Microsoft Source Asia, "Japan's AISIN helps people with listening difficulties..." — ที่มาช่วงโควิดและตัวเลขผู้ใช้เวอร์ชันฟรีกว่า 10,000 คน/เดือน

‍

#AIinHR #FutureOfWork #HRThailand #HRTools #MicrosoftCopilot

‍