HR งานล้น แต่ธุรกิจยังรอคำตอบ: ถึงเวลาทบทวนบทบาททีมแล้วหรือยัง

“ถ้าจะเปิดสาขาใหม่ตามแผน เราจะมีคนพร้อมทำงานทันหรือไม่”

คำถามนี้ดูเหมือนต้องการคำตอบเดียว แต่ HR ต้องตามข้อมูลจากทีมสรรหา ทีมพัฒนาบุคลากร ทีมค่าตอบแทน และหัวหน้าหน่วยงาน เมื่อรวบรวมครบแล้ว ยังต้องตรวจอีกชั้นว่าทุกฝ่ายใช้สมมติฐานเดียวกันหรือไม่ เพราะ “รับคนครบ” กับ “ทีมพร้อมเปิดสาขา” เป็นคนละเงื่อนไข

หากผู้บริหารต้องถามคำถามเดิมซ้ำ ขณะที่ทุกทีมใน HR ยืนยันว่าทำงานเต็มกำลัง ปัญหาอาจอยู่ที่การเชื่อมงานระหว่างทีม การเพิ่มคนเป็นทางเลือกหนึ่ง แต่ควรแยกให้ออกก่อนว่างานค้างเพราะปริมาณเกินกำลัง หรือเพราะยังไม่มีใครเป็นเจ้าของคำตอบในภาพรวม

เริ่มจากคำตอบที่ธุรกิจต้องใช้

ก่อนดูผังองค์กร ให้ระบุว่าธุรกิจต้องตัดสินใจเรื่องใด และต้องใช้ข้อมูลด้านคนอะไรประกอบ เช่น ความพร้อมในการเปิดสาขาต้องพิจารณาทั้งจำนวนคน ทักษะของหัวหน้างาน ระยะเวลาฝึกอบรม และกรอบงบประมาณ

จากนั้นจึงย้อนกลับมาถามว่า ใครรวบรวมข้อมูล ใครตรวจความสอดคล้อง และใครนำเสนอทางเลือกให้ผู้บริหารตัดสินใจ หากแต่ละทีมรับผิดชอบเฉพาะงานในส่วนของตน อาจไม่มีใครเห็นว่าความล่าช้าเล็กน้อยในขั้นหนึ่งกระทบกำหนดการของขั้นถัดไปอย่างไร

การทบทวนบทบาทจึงควรเริ่มจากผลงานที่ต้องส่งมอบให้ธุรกิจ แล้วค่อยพิจารณาว่าโครงสร้างปัจจุบันรองรับงานนั้นได้เพียงใด

มองจุดส่งต่อให้ชัดก่อนเปลี่ยนทั้งโครงสร้าง

สถานการณ์สมมติ: บริษัทค้าปลีกเตรียมเปิดสาขาใหม่ ทีมสรรหารายงานว่าจ้างคนครบแล้ว ทีมฝึกอบรมแจ้งว่ายังรอรายชื่อผู้เข้าอบรม ส่วนผู้จัดการสาขายังไม่ทราบว่าต้องประเมินความพร้อมของทีมก่อนเปิดร้านอย่างไร ทุกฝ่ายทำงานในหน้าที่ของตนครบถ้วน แต่ไม่มีใครติดตามความพร้อมตั้งแต่วันรับคนจนถึงวันเปิดให้บริการ

ผู้จัดการ HR จึงชวนผู้เกี่ยวข้องวางเส้นทางงานร่วมกัน ตั้งแต่วันเริ่มงาน วันฝึกอบรม ผู้ประเมิน ไปจนถึงเงื่อนไขที่ต้องผ่านก่อนลงปฏิบัติงาน พร้อมแต่งตั้งผู้ประสานงานภาพรวมที่มีช่องทางเสนอเรื่องถึงผู้มีอำนาจตัดสินใจโดยตรง หากการฝึกอบรมไม่ทัน ต้องมีทางเลือกรองรับ เช่น ปรับแผนฝึกอบรม จัดทีมสนับสนุนจากสาขาอื่น หรือทบทวนกำหนดเปิดสาขา โดยประเมินทั้งต้นทุนและความพร้อมจริง

‍

เมื่อทุกฝ่ายรายงานว่างานของตัวเองเสร็จแล้ว ใครเป็นคนตอบว่า “ทีมพร้อมเปิดสาขาหรือยัง?”

การกำหนดผู้รับผิดชอบภาพรวมทำให้คำถามนี้มีเจ้าภาพ และทุกฝ่ายเห็นความเสี่ยงเร็วพอที่จะร่วมกันหาทางออก ส่วนการเปิดสาขาได้ตามกำหนดหรือไม่ ยังขึ้นกับความพร้อมจริงและการตัดสินใจร่วมกัน

‍

‍

ตกลงความรับผิดชอบกับหัวหน้าหน่วยงาน

HR วางแผนคนได้ครบ แต่แผนจะเดินต่อได้ก็ต่อเมื่อหัวหน้าหน่วยงานร่วมตัดสินใจด้วย HR ช่วยวางเกณฑ์ความพร้อม ส่วนหัวหน้าหน่วยงานต้องกำหนดมาตรฐานงาน จัดเวลาให้ทีมได้ฝึกอบรม และประเมินว่าทีมทำงานได้จริงหรือยัง หากความรับผิดชอบทั้งหมดกลับมาจบที่ HR แผนที่ดูพร้อมบนกระดาษก็อาจติดขัดเมื่อลงมือทำ

ทักษะการสื่อสารและการจัดการความขัดแย้งจึงส่งผลต่อคุณภาพของแผนกำลังคนโดยตรง เพราะช่วยให้ข้อจำกัดของแต่ละฝ่ายถูกนำมาพิจารณาร่วมกันตั้งแต่ต้น แทนที่จะรอให้กลายเป็นปัญหาหน้างานแล้วจึงตามหาผู้รับผิดชอบ

รักษาคุณภาพงานประจำ พร้อมเปิดพื้นที่ให้งานเชิงกลยุทธ์

ทีม HR ยังต้องรักษาบริการประจำวันให้เชื่อถือได้ การกำหนดช่องทางรับเรื่อง ข้อมูลที่ต้องแนบ และระยะเวลาตอบกลับที่ชัดเจน ช่วยให้ทีมจัดลำดับงานได้ง่ายขึ้น แต่ต้องเปิดช่องให้กรณีที่ต้องใช้ดุลยพินิจหรือกระทบพนักงานโดยตรง

ถ้าต้องรอให้งานด่วนหมดก่อน งานเชิงกลยุทธ์จะได้เริ่มเมื่อไร?

ในวันที่เรื่องใหม่เข้ามาตลอด ทีมควรกันเวลาสำหรับหารือและติดตามงานที่ผูกกับแผนธุรกิจไว้โดยเฉพาะ พร้อมตกลงว่างานใดเดินหน้าได้เลย และเรื่องใดต้องขอการตัดสินใจจากผู้บริหาร

เมื่อปรับวิธีทำงานแล้ว ให้ติดตามตัวชี้วัดอย่างน้อย 3 ด้าน ได้แก่ ระยะเวลารอข้อมูล จำนวนครั้งที่ต้องส่งเรื่องกลับไปแก้ และสัดส่วนคำตอบที่หน่วยธุรกิจนำไปใช้ตัดสินใจได้จริง หากงานเร็วขึ้นแต่ข้อผิดพลาดเพิ่มขึ้น ให้ทบทวนมาตรฐานและขั้นตอนตรวจงานควบคู่กัน

3 ข้อสำหรับทบทวนทีม HR ของคุณ

1. เลือกหนึ่งการตัดสินใจสำคัญของธุรกิจ แล้วระบุว่าต้องใช้ข้อมูลด้านคนอะไร ต้องได้เมื่อไร และใครเป็นเจ้าภาพในการรวบรวมคำตอบ โดยเริ่มจากงานจริงที่ต้องส่งมอบ
2. ตรวจจุดส่งต่อที่ทำให้งานรอ แล้วแยกสาเหตุว่าเกิดจากข้อมูลไม่ครบ บทบาทไม่ชัด อำนาจตัดสินใจไม่พอ หรือภาระงานเกินกำลัง โดยใช้หลักฐานจากกรณีที่เกิดขึ้นจริงประกอบการพูดคุยกับทีม
3. ทดลองข้อตกลงใหม่ในขอบเขตเล็ก โดยกำหนดผู้รับผิดชอบ จุดทบทวน และเกณฑ์คุณภาพ แล้วติดตามว่าหน่วยธุรกิจตัดสินใจได้ดีขึ้นอย่างไร ก่อนขยายผลไปยังงานอื่น

พัฒนา HR ให้เชื่อมงานได้ครบทั้งระบบ

ACHRM Module 1: Structure of the HR Function & Role of HR ครอบคลุมบทบาทและโครงสร้างของฝ่าย HR การเชื่อมโยงกับหน่วยงานอื่น การสื่อสาร การจัดการความขัดแย้ง และการสร้างความร่วมมือ ซึ่งตรงกับโจทย์ของผู้จัดการ HR และ HRBP ที่ต้องประสานงานหลายฝ่าย หลักสูตรพัฒนาโดย SHRM บนกรอบ SHRM Body of Applied Skills & Knowledge (BASK®) และจัดในประเทศไทยโดย PMAT จึงเชื่อมแนวปฏิบัติระดับสากลเข้ากับบริบทขององค์กรไทย

สิ่งที่ผู้เรียนได้ คือวิธีมองงานที่เห็นทั้งความรับผิดชอบของแต่ละส่วน และคำตอบที่องค์กรต้องการจาก HR

หากคุณกำลังทบทวนบทบาททีม HR ให้รองรับแผนธุรกิจ ขอรายละเอียดหลักสูตร ACHRM หรือ Proposal สำหรับองค์กรจาก PMAT พร้อมระบุโจทย์งาน กลุ่มผู้เรียน และความสามารถที่ต้องการพัฒนา เพื่อใช้เลือกเส้นทางการเรียนและประกอบการเสนอขออนุมัติงบประมาณ ดูรายละเอียดได้ที่ หน้าหลักสูตร ACHRM

-----------

เนื้อหาอ้างอิงจากหลักสูตร ACHRM Module 1 (พัฒนาโดย SHRM บนกรอบ SHRM BASK®) ประกอบกับแหล่งข้อมูลเพิ่มเติม บทความนี้เป็นมุมมองของผู้เขียน ไม่ใช่เอกสารทางการของ SHRM

‍

‍

‍

‍