สร้างทีมทำงานทางไกลเทพๆ แบบไม่ต้องรอเทพจุติ

อย่างไรก็ดีแม้งานวิจัยจะมีความเห็นแตกกันเป็นสองทาง แต่ Harvard Business Review ได้มีการวิจัยถึงบริษัทที่ทำงานได้ดีในช่วงการทำงานระยะไกลในช่วงโควิดแบบนี้ จากงานวิจัยพบว่าเป็นบริษัทที่ยังคงสร้างประสิทธิภาพได้ดีจะสามารถจัดการได้ดีใน 3 เรื่องที่สำคัญกับพนักงาน คือสามารถจัดการ”เวลา” การทำงานได้อย่างดี จัดการ”คนเก่ง” ให้สามารถทำงานได้อย่างเต็มที่ และสุดท้ายคือจัดการ “พลังงาน” ซึ่งจากสามเรื่องนี้ ซึ่งเราสามารถนำสามเรื่องนี้มาปรับปรุงในระดับทีมงานของเราเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ ดังนี้

‍

1. สร้างทีมที่ Engage และจูงใจพนักงานให้เกิดพลังงานที่ดีได้: จริง ๆ ข้อนี้ทุกคนอาจจะทราบกันอยู่แล้ว ตั้งแต่ไม่ต้องทำงานทางไกลว่า การที่พนักงานมี Engagement จะสร้างพลังงานที่ดีในทีมและเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานได้ดี ซึ่งในการทำงานทางไกลก็เช่นกันจากงานวิจัยของ HBR พบว่า พนักงานที่ engage กับบริษัท จะทำงานได้ดีขึ้นกว่าพนักงานทั่วไปที่แค่พึงพอใจกับบริษัทถึง 45% เพราะพนักงานที่มีความ engage กับองค์กรสูงมีแนวโน้มที่จะทุ่มเทเวลาทำงานอย่างเต็มที่แม้ไม่ได้อยู่ที่ทำงาน

ส่วนการสร้างความ Engage ให้กับทีมงานหรือบริษัท เราสามารถเริ่มต้นจากง่ายๆให้มีการไต่ถามสารทุกข์สุขดิบระหว่างพนักงานในทีมงาน เพิ่มการพูดคุยสารทุกข์สุขดิบบ้างนอกจากการประชุมตามปกติ รวมไปถึงการชี้แจงและเน้นย้ำถึงเป้าหมายของทีมงานเราอย่างชัดเจน ทำให้ทีมงานเห็นว่างานของเขาแม้จะไม่ได้ทำในที่ทำงาน ก็ยังมีความเกี่ยวข้องและส่งเสริมต่อความสำเร็จขององค์กรได้เช่นกัน โดยอาจจะสร้างช่วงเวลาการสื่อสาร หรือจะเป็นการสื่อสารแบบไม่เป็นทางการก็ได้ นอกจากนี้แล้วอาจจะสร้างกิจกรรมต่างๆให้เกิดความรู้สึกใกล้ชิดกันมากขึ้น แม้ตัวตนของแต่ละคนจะอยู่ไกลกัน โดยท่านสามารถเอาแนวทางการสร้าง engagement ของ HR จากบทความ HR กับการสร้าง Engagement ผ่านระบบ online ในช่วง Work from Home ของคุณภคภัค สังขะสุนทร ใน Khon at work ก็สามารถนำมาเป็นแนวทางในการสร้างความผูกพันกันในทีมงานของคุณก็ได้

‍

2. สร้างทีมที่สามารถทำให้ทีมงานสามารถ Focus กับตัวงานได้: การทำงานที่บ้านส่งผลให้เกิดพายุงานมากมาย จากงานวิจัยของ Raffaella Sadun, Jeffrey Polzer และคณะ ได้รวบรวมและวิเคราะห์การทำงานของคนในเมืองใหญ่ 16 เมืองทั่วโลกพบว่า เวลาการทำงานจริงๆของพนักงานเพิ่มขึ้น 48.5 นาทีในการทำงานที่บ้าน ซึ่งในองค์กรที่สามารถบริหารจัดการได้ดีก็จะทำให้ประสิทธิภาพดีขึ้นถึง 5% หรือมากกว่า

มีความพยายามมากมายของบริษัทที่จะบริหารจัดการให้พนักงาน Focus กับตัวงาน ซึ่งอย่างที่เห็นกันบ่อยๆก็คือการประชุมติดตามงานมากขึ้น การให้เข้าร่วมประชุมมากขึ้น มีงานวิจัยยืนยันเรื่องนี้จากการศึกษาของ Harvard Business School และ New York University พบว่าในช่วงการ Work from home ยุคโควิด ทำให้การประชุมมากขึ้น 12.9% และมีผู้เข้าร่วมประชุมมากขึ้น 13.5% อีกด้วย ซึ่งเจ้าการประชุมนี้ไม่ได้เพิ่มประสิทธิภาพหรือ Focus เลยแม้แต่น้อย หากแต่ทำให้ประสิทธิภาพในการทำงานลดลง 2-3% เสียด้วยซ้ำ

หนทางที่ดีกว่าอาจจะเป็นการจัด Dashboard ในการติดตามงานที่มีการแยกประเภทของงานอย่างชัดเจน ไม่ต้องรวมกันเป็น Dashboard เดียว จะทำให้เราสามารถแยกประเภท และติดตามงานกันได้สะดวกมากขึ้น และอีกวิธีที่น่าสนใจคือ การสื่อสารเท่าที่จำเป็น หากเราเคยดูการ์ตูนของ DC เรื่องแบทแมน เราอาจจะเคยได้ยินการส่งสัญญาณค้างคาวบนท้องฟ้า เมื่อเกิดกรณีสำคัญๆ แล้วแบทแมนก็จะออกปฎิบัติการ ซึ่งเราก็สามารถนำมาปรับใช้กับการสื่อสารภายในทีมงานของเรา ให้เกิดประโยชน์และสร้างความ Focus ในสิ่งที่จำเป็นที่สุด โดยใช้ แผนผังตามรูปที่ 1 จะเห็นได้ว่าเราไม่จำเป็นต้องประชุมในทุกๆเรื่อง แต่เราสามารถเลือกวิธีการอื่นเช่นการส่งข้อความ การอีเมล์ โดยเราดูจากความเร่งด่วนและสำคัญของงานเรานั้นประกอบได้

‍

3. สร้างทีมที่เปิดกว้างต่อวิธีการทำงานใหม่เพื่อให้กลุ่มคนเก่งสามารถสร้างความแตกต่างได้: กลุ่มคนเก่งที่สามารถที่จะสร้างสรรค์งานในรูปแบบใหม่ ๆได้เป็นกลุ่มที่มีน้อยและจำกัดมาก แต่การทำงานภายใต้เงื่อนไขที่จำกัด แต่ให้อิสระอย่างการทำงานที่บ้านนี้ มีโอกาสที่ทำให้เราได้ค้นพบคนเก่งที่อาจจะซ่อนอยู่ในทีมของเราให้เขาได้ปลดปล่อยพลังแฝงออกมา และนำพาความสำเร็จมาสู่ทีมงานได้

วิธีหนึ่งที่เราสามารถนำมาใช้กับทีมงานของเราเพื่อเปิดโอกาสให้ลูกทีมได้ทำอะไรใหม่ ๆ คือการทำงานแบบ Tight-Loose-Tight กล่าวคือไม่ต้องมีการกะเกณฑ์ หรือจับตาดูตลอดเวลา แต่เน้นไปที่การสั่งงานช่วงต้นที่ชัดเจนว่าเป้าหมายในสิ่งที่เราอยากได้นั้นคืออะไร ส่วนเรื่องวิธีการทำงานปล่อยให้เป็นหน้าที่ของลูกทีมเรา และสุดท้ายปิดด้วยการเข้มงวดกับผลลัพธ์ว่าได้ตามเป้าหมายที่ทีมต้องการหรือไม่ พร้อมทั้งมีการ Feedback อย่างชัดเจนว่า อะไรที่ดี อะไรที่ใช้ได้ และกล่าวคำชื่นชมกับทีมงานคนนั้นๆ หากมีผลลัพธ์ที่ดีเกิดขึ้นจากการทำงานนั้น ๆ

‍

จากแนวทางสามข้อนี้ที่สามารถนำไปปรับปรุงวิธีการทำงานในทีมของเรานี้ จะเห็นได้ว่าการสร้างประสิทธิภาพในการทำงานให้กับทีมงานของเรา ไม่ได้ขึ้นกับการที่เราจะมีคนเก่งคนดีในทีมงานของเราอย่างเดียว แต่รูปแบบการทำงาน และการบริหารจัดการทีมงานของหัวหน้างานก็เป็นปัจจัยที่สำคัญไม่แพ้กันในการจะสร้างที่ให้เติบโต และมีประสิทธิภาพการทำงานที่ดี ตอบโจทย์ขององค์กรและธุรกิจได้ตามเป้าหมายขององค์กร โดยไม่ต้องรอให้มีเทพเจ้ามาสถิตในทีมงานเราก็ได้

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

Ref.

https://www.forbes.com/sites/tracybrower/2021/01/17/think-productivity-with-work-from-home-is-improving-think-again-heres-what-you-must-know/?sh=12f3adec2d67

https://www.forbes.com/sites/adigaskell/2021/05/31/how-productive-have-remote-workers-been-during-covid/?sh=5c7f1ade639e

https://hbr.org/2020/01/create-a-productivity-workflow-that-works-for-you

https://hbr.org/2020/12/the-pandemic-is-widening-a-corporate-productivity-gap

https://hbr.org/2021/01/productivity-is-about-your-systems-not-your-people