อย่าปล่อยให้พนักงานเลือกวัน Work from home (WFH) เอง

ผู้บริหารองค์กรในยุคปัจจุบัน ก็มีความเชื่อในการทำงานแบบเน้น “ผลลัพธ์” มากกว่า “สถานที่” ในการทำงาน แต่สิ่งที่บทความข้างต้นได้นำเสนอทิ้งท้ายเอาไว้คือเรื่องการกำหนดนโยบายการบริหารคนแบบ WFH ที่อาจเป็นประเด็น ยกตัวอย่างเช่น การที่ให้พนักงานใหม่มาเริ่มงานแบบ WFH จะทำให้พนักงานรู้สึกโดดเดี่ยวหรือทำงานกับผู้อื่นได้ยากหรือไม่ และการที่ให้พนักงานเลือกวันทำงาน WFH เอง อาจทำให้พนักงานขาดปฏิสัมพันธ์กับเพื่อนร่วมงานเพราะไม่ได้มีการตกลงกันอย่างชัดเจนว่าจะมีวันไหนที่ให้ทุกคนได้เจอกันบ้าง รวมถึงในเรื่องการบริหารอาคารสถานที่ ก็อาจจะทำได้ยาก ถ้าไม่ได้มีข้อมูลที่ชัดเจนในการบริหารการใช้พื้นที่สำนักงานอย่างเหมาะสม ทำให้เกิดการเช่าพื้นที่สำนักงานที่มากเกินความจำเป็น หรืออาจจะน้อยกว่าความจำเป็นในบางกรณี แม้ว่าจากรายงานผลการวิจัยของสำนักงานวิจัยเศรษฐกิจของสหรัฐอเมริกา (National Bureau of Economic Research) จะพบว่าแรงงานอเมริกันมี Productivity ที่สูงขึ้น 5% จากการทำงานแบบ Work from home ก็ตาม แต่นี่เป็นผลชี้วัดเพียงระยะสั้นในช่วงนี้เท่านั้น

สำหรับแนวคิดเรื่องการประกาศใช้นโยบาย Work from home (WFH) ก็ดูเหมือนว่ากำลังจะเปลี่ยนแปลงไปด้วยเช่นกัน การทำงานแบบ WFH เกิดขึ้นในช่วงที่คนไม่สามารถออกไปทำงานนอกสถานที่ได้อย่างอิสระจากการแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส ทำให้บางสถานที่ทำงานเช่น Co-Working Space ร้านกาแฟ หรือห้องสมุด ไม่เปิดให้บริการตามปกติ แต่เมื่อสถานการณ์เริ่มคลี่คลายคำว่า “WFH” น่าจะเปลี่ยนไปเป็นคำว่า “Work from anywhere” (WFA) มากกว่า Spotify ผู้บริการ Music Streaming ระดับโลก เป็นองค์กรแรกๆ ที่เริ่มใช้คำว่า WFA มีคำจำกัดความที่ง่ายต่อการเข้าใจว่า 1) การทำงานเป็นกิจกรรรม ไม่ใช่สถานที่ เพราะฉะนั้นไม่ควรจำกัดการทำงานที่จำนวนชั่วโมงการทำงานในสำนักงาน 2) การให้ผู้คนมีอิสระและความยืดหยุ่นในการทำงาน จะทำให้เขาเลือกรูปแบบการทำงานที่ส่งเสริมให้เขามี Productivity สูงขึ้นในแบบที่พวกเขาต้องการ สิ่งที่องค์กรต้องทำก็คือการวางนโยบาย กระบวนการ วิธีการทำงาน อุปกรณ์และเครื่องมือที่ช่วยให้คนทำงานร่วมกันและสื่อสารกันได้อย่างมีประสิทธิภาพ Chief People Officer ของ Salesforce บริษัทที่ใช้นโยบาย WFA เช่นเดียวกัน กล่าวว่า “ถึงคราวอวสานของการทำงานแบบ เข้างาน 9 โมงเช้า เลิกงาน 5 โมงเย็น และประสบการณ์ในการทำงานของพนักงานแต่ละคนมีความสำคัญมากกว่าการให้กินขนมฟรีและการมีโต๊ะปิงปองในที่ทำงาน” จากที่แสดงให้เห็นข้อมูลทั้งหมด หากองค์กรเลือกที่จะใช้แนวทางนี้คงจะต้องวางนโยบายและพิจารณาถึงประสบการณ์ที่ดีในการทำงานของพนักงาน และผลกระทบต่างๆในระยะยาวอย่างรอบคอบต่อไป

‍

เราควรคำนึงถึงเรื่องอะไรบ้างก่อนที่จะร่างนโยบาย WFA

การออกนโยบาย WFA มีผลดีมากมายในด้านการตอบสนองความต้องการของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการอยู่กับครอบครัว การประหยัดค่าใช้จ่ายจากการหาที่พักที่ราคาถูกบริเวณชานเมือง การลดค่าใช้จ่ายในการเดินทาง การสร้างสมดุลในชีวิตให้กับพนักงานจากการที่ไม่ต้องเสียเวลาในการเดินทางมาทำงานในแต่ละวัน การช่วยให้พนักงานฝีมือดี ที่ต้องติดตามไปอยู่กับครอบครัวตามสถานที่ต่างๆในโลก สามารถทำงานกับองค์กรต่อไปได้ การคัดเลือกพนักงานที่เป็น Talent จากทั่วโลกเนื่องจากไม่มีการบังคับให้เข้ามาทำงานที่สำนักงาน รวมถึงไม่ต้องติดปัญหาเรื่องเอกสารหรือ Work permit ในการทำงานอีกต่อไป แต่ในส่วนของสิ่งที่ต้องคำนึงถึงก่อนที่เราจะเริ่มร่างนโยบายก็มีอยู่ไม่น้อยเช่นเดียวกัน โดยมีรายละเอียดดังต่อไปนี้

ความเท่าเทียม องค์กรจะต้องมั่นใจว่าธุรกิจจะต้องเดินต่อได้ไม่สะดุด พนักงานทุกตำแหน่งอาจไม่สามารถทำงานแบบ WFA ได้ จะต้องพิจารณาความจำเป็นหรือจะต้องแบ่งประเภทของงานที่สามารถ WFA ได้ ไม่จำเป็นว่าทุกประเภทงานจะให้ WFA ได้เสมอ ซึ่งจะต้องเป็นสิ่งพื้นฐานที่พนักงานเข้าใจตรงกันก่อนเริ่มทำนโยบาย

การสื่อสาร องค์กรจะต้องมั่นใจว่าพนักงานได้รับการสื่อสารในเรื่องที่สำคัญ โดยการกำหนดช่องทางการสื่อสารในแต่ละเรื่อง และความถี่ในการสื่อสารจากองค์กรอย่างชัดเจน รวมถึงช่องทางในการรับ Feedback จากพนักงานและแนวทางหรือขั้นตอนการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ

การติดตามผลการปฏิบัติงาน องค์กรจะต้องมั่นใจเรื่องการติดตามผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ไม่ว่าจะเป็นการติดตามจากการบันทึกเวลาในการทำงานในแต่ละวันของพนักงาน การรายงานความคืบหน้าของงานตามเป้าหมาย และการดูแลพัฒนาผลการปฏิบัติงานของพนักงานจาก Line Manager มีการดูแลอย่างต่อเนื่อง

การเรียนรู้และพัฒนา และการเติบโตของพนักงาน องค์กรจะต้องมั่นใจว่าพนักงานได้รับการพัฒนาอย่างต่อเนื่อง และองค์กรจะมีแนวทางในการพัฒนาพนักงานรูปแบบใดบ้าง องค์กรจะต้องให้การสนับสนุนการเติบโตภายในองค์กรกับพนักงานที่ทำงานที่สำนักงานเป็นหลัก หรือนอกสถานที่เป็นหลัก ได้อย่างเท่าเทียม

การปฏิสัมพันธ์กันของพนักงาน องค์กรจะต้องมั่นใจว่าพนักงานจะไม่ได้รู้สึกโดดเดี่ยวจากการทำงานแบบ WFA เป็นระยะเวลานาน ๆ โดยเฉพาะพนักงานใหม่ที่เพิ่งเริ่มงาน ในบางองค์กรมีการติดตามเรื่องการปฏิสัมพันธ์กันระหว่างพนักงานด้วยการใช้ข้อมูลจากระบบสารสนเทศระบบต่างๆ ทั้งนี้ ก็ควรให้ความสำคัญกับการไม่ไปละเมิดสิทธิส่วนบุคคลของพนักงานด้วยเช่นกัน

เทคโนโลยีสนับสนุน องค์กรจะต้องมั่นใจว่าพนักงานมีเทคโนโลยีที่ช่วยให้ทำงานได้เสมือนว่านั่งทำงานในสำนักงาน การสนับสนุนในการซ่อมแซมอุปกรณ์ หรือการแก้ไขปัญหาต่าง ๆ จะต้องถูกจัดไว้อย่างสมบูรณ์

‍

องค์ประกอบที่ควรจะมีในการกำหนดนโยบาย WFA

กลุ่มพนักงานที่สามารถ WFA กำหนดประเภทของงานหรือตำแหน่งงานที่สามารถทำงานแบบ WFA ได้ และเปิดโอกาสให้มีการทบทวนได้อยู่เสมอ

ช่วงเวลา และจำนวนชั่วโมงการทำงาน กำหนดช่วงเวลาทำงานที่ชัดเจน เช่น วันที่สามารถทำงานแบบ WFA ได้หรือวันที่ทุกคนต้องเข้ามาที่สำนักงาน กรณีที่พนักงานอยู่ต่าง Time Zone ควรใช้เวลาท้องถื่นของแต่ละพื้นที่เพื่อป้องกันการสับสนในการทำงาน ส่งเสริมให้มีการใช้เทคโนโลยีในการแสดงสถานะความพร้อมในการรับการติดต่อ เช่น การกำหนด Status Away ในเครื่องมือหลักที่ใช้ในการติดต่อสื่อสารในองค์กร เมื่อไม่สะดวกในการรับการติดต่อ การกำหนดช่วงเวลาการทำงานในแต่ละวันให้ชัดเจนกับพนักงาน จะช่วยให้พนักงานสามารถแยกแยะช่วงเวลาการทำงาน และช่วงเวลาการพักผ่อน และช่วยลดการ Burn out จากการทำงานแบบ WFA เนื่องจากสามารถจัดการชีวิตของตัวเองในแต่ละวันได้เป็นอย่างดี

การสื่อสารในองค์กร กำหนดแนวทางการใช้เครื่องมือเพื่อการสื่อสารในการทำงาน เช่น การใช้อีเมลล์สำหรับการส่งข้อความจำนวนมากและเรื่องที่เป็นทางการ ใช้โปรแกรม Chat สำหรับการติดต่อแบบไม่เป็นทางการหรือต้องการความรวดเร็ว นอกจากนี้อาจมีการกำหนดมาตรฐานในการติดต่อผ่านช่องทางต่างๆ เช่น ตอบอีเมลล์ภายใน 1 วัน หรือตอบ Chat ภายใน 3 ชั่วโมง เป็นต้น

การใช้เทคโนโลยี องค์กรควรจะกำหนดแนวทางการใช้เทคโนโลยีของบริษัท เช่น การระบุ Website ที่พนักงานสามารถใช้งานได้จากเครื่องคอมพิวเตอร์ขององค์กร วิธีการติดต่อทีมงาน IT เพื่อแก้ไขปัญหาในด้าน Program หรือ Software พร้อมกับวิธีการติดต่อซ่อมเครื่องคอมพิวเตอร์กรณีที่มีการชำรุดเสียหาย

ระเบียบความปลอดภัยด้านข้อมูล การกำหนดระเบียบการเข้าถึงข้อมูล นอกจากจะช่วยป้องกันความปลอดภัยในการเข้าถึงข้อมูลของบริษัทแล้ว ยังเป็นการป้องกันข้อมูลให้กับลูกค้าด้วย การเข้าถึงข้อมูลภายในควรกำหนดให้มีระบบเข้ารหัสเช่น VPN หรือการงดการเชื่อมต่อ Hard drive ผ่านพอร์ต USB นอกจากนี้องค์กรควรมองต่อไปถึงเรื่องสถานที่ในการทำงานสำหรับงานที่จะต้องใช้ข้อมูลลับ พนักงานควรระวังเรื่องสถานที่การทำงาน เช่น ไม่ควรทำงานใน Co-Working Space หรือร้านกาแฟ ขณะที่กำลังทำข้อมูลลับขององค์กร เพื่อลดความสุ่มเสี่ยงกับการถูกคัดลอกข้อมูลหรือมีข้อมูลลับหลุดออกสู่สาธารณชน และพนักงานไม่ควรจดบันทึกข้อมูลลูกค้าในกระดาษและทิ้งไว้บนโต๊ะทำงานแม้เป็นที่ทำงานในบ้านของตัวเอง

มารยาทการประชุม การประชุมแบบออนไลน์สำหรับพนักงานที่ WFA สิ่งที่ควรคำนึงถึงมีหลายประการ การกำหนด Dress Code ของทีมงานในการประชุมที่สำคัญ เช่น การพบกับลูกค้า หรือการประชุมกับผู้บริหาร การปิดไมโครโฟนระหว่างที่เป็นผู้ฟังในการประชุม การไม่ทำกิจกรรมอื่นระหว่างการประชุมซึ่งอาจจะส่งเสียงรบกวนการทำงานได้ การใช้หูฟังเพื่อเพิ่มประสิทธิภาพในการฟังและการพูดในที่ประชุม และก่อนที่จะถึงเวลาในการประชุม ควรจะเตรียมตัวล่วงหน้าอย่างน้อยประมาณ 5 นาที เพื่อจัดเตรียมไฟล์ที่จะใช้ในการนำเสนอ หรือเตรียมความพร้อมในการเข้าประชุม

กระบวนการในการอนุมัติ กรณีที่องค์กรไม่ได้ให้พนักงานทำงานแบบ WFA 100% ในการทำงาน องค์กรควรกำหนดอำนาจในการอนุมัติการทำงานแบบ WFA ให้ชัดเจน ในการให้สิทธิ WFA อาจจะให้มีการขออนุมัติตามช่วงระยะเวลาที่กำหนด เช่น ขออนุมัติทุกเดือน หรือขออนุมัติปีละ 1 ครั้ง

การเบิกค่าใช้จ่าย กำหนดแนวทางการเบิกค่าใช้จ่าย เช่น วิธีการเบิกค่าใช้จ่าย เอกสารประกอบ และสถานที่รับเอกสาร เพื่ออำนวยความสะดวกให้กับพนักงาน

การทำกิจกรรมร่วมกัน กำหนดให้มีกิจกรรมที่เปิดโอกาสให้พนักงานทุกคนสามารถเข้าร่วมได้ เช่น การ Townhall เพื่อรายงานสถานการณ์ขององค์กร หรือการจัดกิจกรรมที่ทำให้คนได้พบปะสังสรรค์กันบ้าง ไม่ว่าจะเป็นแบบ Online หรือ Offline และอาจจะมีการส่งเสริมให้คนเข้ากิจกรรม เช่น เข้ากิจกรรมอย่างน้อย 1 ครั้ง/ไตรมาส และสำหรับพนักงานใหม่อาจจะให้เข้ากิจกรรมอย่างน้อย 1 ครั้ง ในช่วงที่ทดลองงาน การจัดกิจกรรมอาจจะจัดเป็น Virtual Meeting Coffee Break ซึ่งเป็นกิจกรรมที่สามารถจัดให้คนเข้าร่วมได้บ่อยๆ

การประเมินผลการปฏิบัติงาน ในการทำงานแบบ WFA องค์กรควรจะกำหนดกระบวนการบริหารผลการปฏิบัติงานของพนักงาน ทั้งในเรื่องของระบบที่ใช้ในการติดตามผลงาน การส่งรายงานความคืบหน้า และความถี่ในการรายงาน เพื่อให้ได้ผลงานตามที่องค์กรต้องการ ควรใช้เทคโนโลยีมาช่วยในการติดตามผลงาน เนื่องจากแต่ละคนทำงานอยู่กันคนละสถานที่ อาจจะไม่สะดวกหากการประเมินผลการปฏิบัติงานยังเป็นรูปแบบกระดาษ

‍

บทสรุปของบทความนี้ จากคำถามตอนต้นว่า เราควรปล่อยให้พนักงานเลือกวัน WFH เองหรือไม่? ซึ่งถูกตั้งคำถามเรื่องการบริหารจัดการความโดดเดี่ยวของพนักงาน รวมถึงการบริหารพื้นที่สำนักงานให้เกิดประโยชน์สูงสุด หากพนักงานรู้สึกโดดเดี่ยว องค์กรก็สามารถจัดกิจกรรมที่ให้พนักงานเข้ามามีส่วนร่วมแบบ Online หรือใช้บทบาทของผู้บริหารในการบริหารทีมงานแบบทางไกล ช่วยสอบถามและคลายข้อกังวลใจในการทำงานของพนักงาน และสำหรับการบริหารพื้นที่สำนักงานให้เพียงพอกับจำนวนผู้ใช้งาน องค์กรอาจใช้การสำรวจความต้องการในการเข้าสำนักงานในแต่ละปตามความประสงคีของพนักงาน์ เพื่อให้สามารถจัดสรรการเช่าพื้นที่ล่วงหน้าได้ ในแต่ละองค์กรอาจจัดพื้นที่โต๊ะทำงานส่วนกลาง (Hot Desk) สำหรับพนักงานที่จำเป็นจะต้องเข้ามาทำงานที่สำนักงานแบบชั่วคราว หรืออาจจะสนับสนุนค่าใช้จ่ายให้กับพนักงานในการใช้ Co-Working Space ที่มีสิ่งอำนวยความสะดวกครบครัน ตามงบประมาณที่กำหนดให้ในแต่ละปี เพื่อให้พนักงานมีทางเลือกในเรื่องสถานที่การทำงานเพิ่มมากขึ้น

การมีนโยบาย WFA มีข้อดีอยู่มากมาย ซึ่งเป็นประโยชน์กับพนักงานและกับองค์กร หัวใจสำคัญในการใช้นโยบายนี้อยู่ที่วิธีคิดของผู้บริหาร ไม่ควรตัดสินว่าใครเป็นมนุษย์สำนักงาน หรือมนุษย์ที่ทำงานนอกสถานที่ องค์กรควรสร้างความโปร่งใสในการดูแลพนักงาน การให้โอกาสในการเติบโตของพนักงานที่เท่าเทียมกันไม่ว่าจะทำงานรูปแบบใด เมื่อประกาศใช้นโยบายเป็นที่เรียบร้อยแล้วก็ควรเปิดใจรับฟังเสียงของพนักงาน และมีความเชื่อว่านโยบายต่างๆ ที่มีการประกาศไป สามารถปรับเปลี่ยนให้เหมาะสมได้ตลอดเวลา

-------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------------

อ้างอิง

Don’t Let Employees Pick Their WFH Days

https://hbr.org/2021/05/dont-let-employees-pick-their-wfh-days

Work From Home to Lift Productivity by 5% in Post-Pandemic U.S.

https://www.bloomberg.com/news/articles/2021-04-22/yes-working-from-home-makes-you-more-productive-study-finds

Our Work-from-Anywhere Future

https://hbr.org/2020/11/our-work-from-anywhere-future

Spotify joins Salesforce in adopting a “WFA” (work from anywhere) policy

https://qz.com/work/1972103/spotify-salesforce-adopt-wfa-work-from-anywhere-policies/

First There Was WFH—Now It’s WFA

https://www.forbes.com/sites/enriquedans/2021/02/16/first-there-was-wfh-now-itswfa/?sh=7720b2865249

Work-from-home-policy

https://teambuilding.com/blog/work-from-home-policy

‍