เราควรบริหารจัดการตัวเองอย่างไร เพื่อเพิ่มประสิทธิภาพของการทำงานแบบ Hybrid Work

การเปลี่ยนไปของภาพการทำงานต่อจากนี้นอกจากจะท้าทายความสามารถในการบริหารจัดการองค์กรแล้ว ยังท้าทาย “ตัวพนักงาน”เองด้วยเช่นกัน เพราะคำถามนี้ย่อมต้องเกิดขึ้นกับคนทำงานทุกคนเช่นเดียวกันนั่นเองงานวิจัยจาก PewResearch Center พบว่าปัจจุบันคนอเมริกันกว่า 70% ทำงานแบบระยะไกลจากที่บ้านในขณะนี้ (เพิ่มขึ้นก่อนเหตุการณ์แพร่ระบาดของไวรัสโคโรน่าถึง 50%)

สาเหตุหลักที่ทำให้พวกเขาสามารถปรับตัวให้ทำงานจากที่บ้าน(หรือที่ไหนก็ได้) ส่วนใหญ่คือการที่โลกในการทำงานตอนนี้มีเครื่องไม้เครื่องมือที่ช่วยให้พวกเขาเหล่านั้นเสมือนหนึ่งอยู่ที่สำนักงานเช่น โปรแกรมคอมพิวเตอร์ที่สามารถส่งเอกสารพร้อมแนบลายเซนต์ที่ถูกต้องตามกฏหมายได้หรือการขอนัดประชุมด่วนโดยดูตารางนัดจาก online calendar ของเพื่อนร่วมงานได้ทันทีทำให้ไม่จำเป็นต้องคอย Chat ถามว่าใครสะดวกหรือไม่

แต่อย่างไรก็ตามเหตุการณ์ดังกล่าวอาจจะไม่ได้เกิดขึ้นตลอดเวลากล่าวคือถึงแม้การทำงานจากระยะไกลอาจจะได้รับการปรับปรุงให้สะดวกสบายขึ้นในปัจจุบันมากแล้วก็ตามแต่บางงานก็ยังมีความจำเป็นที่จะต้องเข้ามาในสำนักงานเป็นครั้งคราวในขณะที่กระแสของ HybridWork กำลังแพร่หลายไปทั่วโลกดังนั้นจึงเป็นเรื่องที่หลีกเลี่ยงไม่ได้หากพนักงานคนใดคนหนึ่งจะต้องเตรียมพร้อมทำงานแบบผสมทั้งจากที่บ้านและที่สำนักงานพร้อมๆ กันและนี่คือสิ่งที่ขอแนะนำเพื่อใช้ออกแบบรูปแบบการทำงานในระหว่างที่คุณกำลังเตรียมความพร้อมสำหรับHybrid Work

1.     จงเข้า Office ในยามที่ทีมต้องการคุณ

SHRM ได้สำรวจพบว่า 81% ของผู้ทำงานจากระยะไกลเกิดปัญหาขัดแย้งกันในระหว่างประชุมแบบทางไกลโดยเฉพาะอย่างยิ่งผ่านทาง “ตัวอักษร” งานสำรวจพบว่า กว่า 36% มีความเครียดจากการอ่านข้อความใน application chat ที่มาจากผู้บังคับบัญชาเนื่องด้วยตัวอักษรบางครั้งไม่ได้บ่งบอกอารมณ์ของผู้เขียน จึงทำให้เกิดความขัดแย้งหรือความไม่สบายใจต่อกันได้ง่าย ดังนั้นหากคุณพบว่าตัวเองกำลังจะต้องบริหารจัดการการประชุมที่ต้องการการตัดสินใจหรือต้องการการถกเถียงที่ใช้อารมณ์ที่หลากหลาย จึงควรนัดเป็นประชุมแบบ offlineมากกว่า วิธีที่ง่ายที่สุดในการออกแบบการประชุมแบบ Hybrid คือ การสร้าง slot เวลาที่จำเป็นไว้ในปฏิทินการทำงานของคุณเพื่อให้ทีมงานทราบว่าหากต้องการพบตัวคุณ จะสามารถนัดได้เมื่อไหร่ซึ่งคุณอาจจะทำเพียงสัปดาห์ละสองครั้ง หรือสองวัน หรือยืดหยุ่นกว่านั้น หรืออาจเป็นแค่ในการประชุมครั้งแรกที่ต้องการให้ทุกคนในทีมได้รู้จักกันก่อนแล้วหลังจากนั้นค่อยปรับไปเป็นการประชุม online ตามเดิมก็ได้นั่นเอง

อีกประการสำคัญคือ การ on-boarding เนื่องจากหลายบริษัทรับคนเข้ามาในช่วง work from home จึงมีพนักงานที่ไม่เคยพบหน้าเพื่อนร่วมทีมหรือแม้แต่ผู้บังคับบัญชามาก่อนเลยซึ่งนั่นก็เป็นอีกสาเหตุสำคัญที่จำเป็นจะต้องมีการประชุมแบบ offline หรือมักเรียกกันว่า offline check-in sessionเชื่อหรือไม่ว่า เพียงแค่ได้เจอหน้ากัน 30 นาที(หริอน้อยกว่านั้น) ก็อาจทำให้คุณลดปัญหาเรื้อรังที่ปวดหัวมายาวนานลงได้ทันที

‍

2.     เราจะเพิ่มประสิทธิภาพตัวเองจากการทำงานระยะไกลได้อย่างไร?

สิ่งสำคัญที่สุดในการเพิ่มประสิทธิภาพในการทำงานคือ การเพิ่มประสิทธิภาพของ “พลังงาน” ของตัวคุณเองก่อนเลย บางคนพบว่าการเข้า office ทุกเช้าวันจันทร์ลดทอนความอยากทำงานลงเนื่องจากหยุดวันเสาร์และอาทิตย์ติดต่อกันมา ดังนั้นคุณอาจจะกำหนดไว้ว่า ในระหว่างHybrid Work คุณอาจจะเลือกเข้าสำนักงานเพียงแค่วันอังคาร พุธหรือศุกร์ และใช้วันที่เหลือในการเติมพลังงานของคุณจากการที่ไม่ต้องเดินทางฝ่ารถติด หรือผู้คนที่ล้มหลามในการแย่งกันขึ้นระบบขนส่งสาธารณะก็ได้ และในทางกลับกันการเข้า Office ก็อาจะเพิ่มพลังให้คุณ การได้เจอเพื่อนร่วมงานได้ทักทาย พูดคุย หยอกล้อกัน ก็จะช่วยลดความเครียดจากการทำงานคนเดียวได้เช่นกันอย่างไรก็ดี ช่วงเวลาที่คุณทำงานอยู่ที่บ้านควรระลึกอยู่เสมอว่าจะต้องมีช่วงเวลาที่เป็น deep work หรือพยายามอย่าให้มีสิ่งต่างๆ เข้ามารบกวนในขณะที่คุณทำงานมิฉะนั้นการทำงานจากที่บ้านอาจจะไม่ได้ประสิทธิภาพเท่าที่ควร

‍

3.     บริหาร motivation ของตัวเองให้ถูกวิธี

มนุษย์เป็นสัตว์สังคมก็จริงแต่ก็ไม่ใช่ทุกคนจะเป็นเช่นนั้น หลายคนสามารถทำงานได้ดีเวลาอยู่เงียบ ๆ คนเดียวหรือตอนกลางดึกเงียบ ๆ แต่ในขณะเดียวกันก็โหยหาการได้มี human touch ในบางครั้งตัวเราเองย่อมรู้ดีที่สุดว่าการทำงานในสภาพแวดล้อมแบบไหนที่กระตุ้นให้เรามึความสุขในการทำงานหากคุณเริ่มรู้สึกหมดไฟ หรือเริ่มรู้สึกอ้างว้างเปล่าเปลี่ยวการนัดประชุมกับเพื่อนร่วมงาน หรือหาเวลาไปกินข้าวเที่ยงด้วยกันบ้าง ก็อาจจะสร้าง Motivationในการทำงานให้กลับมาคึกคักเหมือนเดิม โดยเฉพาะกลุ่ม Generationใหม่ (อายุ 18 – 49 ปี) จากผลสำรวจของ PewResearch Center พบว่า 42% ของกลุ่มดังกล่าวรู้สึกไม่มีแรงกระตุ้นในการทำงานในภาวะที่ต้องทำงานจากที่บ้านการหาเวลาออกไปเจอกับเพื่อนในที่ทำงาน ก็เหมือนหาเวลาไปออกกำลังกายที่ยิมนั่นเองสภาพแวดล้อมในการทำงานจะโอบล้อมเรา และบางครั้งก็ทำให้เราไฟติดขึ้นมาอีกครั้ง

อ้างอิง

HowCoronavirus Has Changed the Way Americans Work | Pew Research Center

Howto Set a Hybrid Work Schedule That Works for You (hbr.org)

SettlingConflicts in a Remote-Work World (shrm.org)