เมื่อพูดถึง KM ในยุค 4.0 จัดได้ว่าเป็นเครื่องมือที่ไม่หยุดนิ่งตายตัวมีการเคลื่อนไหวเปลี่ยนแปลงไปตามสถานการณ์ด้านคุณลักษณะของคนทำงาน ด้านความก้าวหน้าของเทคโนโลยีสารสนเทศและการสื่อสาร ด้านการเปลี่ยนแปลงวิธีการบริหารงานให้ได้พลังนวัตกรรมจากคนทั่วทั้งองค์กร
เมื่อพิจารณาพฤติกรรมของการเปลี่ยนแปลงในปัจจุบัน พบว่าผู้คนหมกมุ่นอยู่กับเทคโนโลยีดิจิทัล (Digital Immersion) และมีนิสัย Multitasking ไม่มีสมาธิ ไม่มีความอดทน ดังนั้นต้องทำให้มีความรู้ที่พร้อมใช้ ตรงความต้องการ ให้เขาได้ความรู้ที่ต้องการ ณ เวลาที่ต้องการ คือ ต้องมีการทำ KM แบบสำเร็จรูป ย่อยง่าย ตรงจุด ให้แก่พนักงานโดยยอมรับพฤติกรรมการดำรงชีวิตแบบที่เขาเป็นอยู่ ซึ่งในยุคปัจจุบัน ยุคนี้เป็นยุค Social Networking ที่เพิ่มโอกาสให้การ “แลกเปลี่ยนเรียนรู้” ง่ายขึ้นมาก และนำไปสู่ Knowledge Enterprise ได้รวดเร็วขึ้นโดยที่พนักงานแต่ละคนสามารถแสดงบทบาททั้งเป็นผู้เขียน ผู้ตัดสินข้อโต้แย้ง และเป็นผู้บริโภคได้ในคราวเดียวกัน
หลักการที่สำคัญของ Knowledge จาก Social Networking คือ สาระความรู้จะมีคุณภาพมากขึ้นเมื่อมีคนจำนวนมาก เข้าไปแลกเปลี่ยน เพิ่มเติม และแก้ไขจึงต้องหาทางส่งเสริมให้พนักงานเข้าไปร่วม โดยต้องหาทางดูแลเรื่อง ความเป็นส่วนตัว (Privacy) และการป้องกันความปลอดภัยของระบบ (Security) ในกรณีที่เป็นชั้นความลับขององค์กรด้วย
ในขณะเดียวกัน การเปลี่ยนแปลงโครงสร้างประชากร (demographics and dynamics) ทำให้มีคนที่เกิดในช่วง (Baby Boomer) เกษียณอายุงาน จำนวนมากจะมีความเสี่ยงที่ความรู้ฝังลึก (Tacit knowledge) ที่สำคัญสูญหายไป รวมทั้งเสี่ยงต่อการสูญเสียความรู้เชิงเทคนิคที่เป็นสมรรถนะหลักขององค์กร สถานภาพเช่นนี้ทำให้ KM มีความสำคัญยิ่งขึ้น ถึงแม้ว่าเราจะก้าวไปสู่ Social Networking แล้วก็ตาม การจัดการความรู้วิกฤติก็ยังคงจะเป็นอยู่ ซึ่งผู้เขียนขอเล่าขั้นตอนคร่าว ๆ สำหรับกรณีถอดความรู้ผู้เกษียณอายุงานที่มีความสำคัญ
ขั้นตอนการถ่ายทอดความรู้ผู้เกษียณ
1. เตรียมรายชื่อผู้เกษียณ อย่างน้อย 2 - 3 ปี
2. คัดเลือกเฉพาะความรู้ที่เชี่ยวชาญ ที่องค์กรต้องการ หรือความรู้วิกฤติ
3. กำหนดกลุ่มเป้าหมายของผู้รับความรู้นั้น
4. กำหนดเครื่องมือการถ่ายทอดความรู้ให้เหมาะสมกับความรู้ที่เชี่ยวชาญ เช่น OJT จากบุคคลในข้อ 1. Job Shadow, Train the Trainer, KM Tutor แบบใดแบบหนึ่งที่เหมาะสม
5. ประเมินผลการถ่ายทอด ว่า ผู้รับกันถ่ายทอดความรู้เข้าใจ ได้รับความรู้จากข้อ 1 มากน้อยแค่ไหน
แต่ที่สำคัญควรวิเคราะห์ผู้ใช้ความรู้นั้นให้ถ่องแถ้ ให้ความรู้นั้นเกิดประโยชน์กับผู้ใช้ความรู้ คนยุคใหม่ ที่เรียกว่า The Millennium มีความต้องการข้อมูลเกี่ยวกับองค์กร และต้องการเข้าไปมีส่วน ( Engagement) ในองค์กร เพื่อสร้างความสำเร็จในชีวิตการทeงานอย่างรวดเร็ว เช่นเดียวกับในชีวิตส่วนตัว ขณะเดียวกันสมาร์ทโฟนและเครื่องถ่ายวีดิทัศน์ เป็นเครื่องมือที่มีใช้กันทั่วไป การถ่ายวิดีโอคลิปเป็นเรื่องง่ายและสะดวก และส่งแชร์ได้ง่าย KM ยุคใหม่ จะต้องจัดระบบใช้งานเครื่องมือนี้ เพื่อใช้สื่อสารแลกเปลี่ยนวิธีการทำงาน และสื่อสารสาระเชิงอารมณ์
สรุป KM ยุคใหม่ จะต้องช่วยเพิ่มผลิตภาพการทำงาน ยุคนี้เป็นยุคที่สัดส่วนคนวัยแรงงานลดลง ผู้คนตกอยู่ใต้อิทธิพลของเทคโนโลยีดิจิทัล มีสมาธิจดจ่อสั้นลง มีเครือข่ายไร้สายทางสังคม ถูกถาโถมจากสารสนเทศมากมายเสพติดสมาร์ทโฟน และเป็นคนทeงานในลักษณะ Knowledge Worker การจัดการความรู้จะต้องตอบสนองความต้องการที่เปลี่ยนไปเหล่านี้ เมื่อเราก้าวไปข้างหน้า ก้าวไปกับดิจิทัลโดยเราก็ไม่ควรทิ้ง “คน” (ที่มี Tacit Knowledge) ไว้ด้านหลัง
.svg)
