การจัดการความรู้ในหลักการทำงานแบบ Agile

โดยหลักหลักการทำงานแบบ Agile เน้นการสื่อสารและปฏิสัมพันธ์กันระหว่างคน มากกว่าเครื่องมือต่าง ๆ ที่นำมาช่วย เน้นทำผลิตภัณฑ์ มากกว่าการทำเอกสาร เน้นตอบสนองผู้ใช้งาน มากกว่าแค่ทำตามสัญญา เน้นการปรับปรุงพัฒนามากกว่าการทำตามแผนที่วางเอาไว้

เริ่มจาก ลูกค้าหรือผู้รับบริการ มีปัญหาหรือความต้องการบางอย่างเจ้าของผลิตภัณฑ์อยากทำการแก้ไขปัญหาและตอบสนองความต้องการนั้น เจ้าของผลิตภัณฑ์ แปลง ปัญหาหรือความต้องการมาเป็นเป็น ความต้องการของผู้ใช้ (User Story) เพื่อให้นักพัฒนานำไปพัฒนาผลิตภัณฑ์หรือบริการที่ตอบโจทย์ปัญหาของลูกค้าหรือผู้รับบริการนั้น

นักพัฒนาออกแบบและพัฒนาผลิตภัณฑ์ตาม ความต้องการของผู้ใช้ที่ได้รับโดยมีตัววัดว่าสำเร็จคือ จุดที่ลูกค้าหรือผู้รับบริการนำไปตอบโจทย์ปัญหา หรือ Acceptance Criteria ได้จริง พัฒนาจะส่งมอบผลิตภัณฑ์ให้กับลูกค้าหรือผู้รับบริการ นำไปใช้งานอาจมี Feedback หรือความต้องการเพิ่มเติม (Feedback) เจ้าของผลิตภัณฑ์แปลงผลที่ได้เป็น ความต้องการของผู้ใช้ใหม่ เพื่อให้นักพัฒนานำไปพัฒนานำไปปรับปรุงหรือพัฒนาผลิตภัณฑ์เพิ่มเติม ซึ่งรูปแบบที่กล่าวมานี้คือ PDCA หรือ ระบบ Customer Feedback ที่เราคุ้นเคยกันอย่างดีนี่เอง

การทำ Agile คือการลด Feedback Loop ดังกล่าวให้สั้นที่สุดเพื่อจะได้นำมาปรับปรุงได้อย่างรวดเร็ว นอกจากนี้ในความเป็นจริง ลูกค้าหรือผู้รับบริการ มีความต้องการมากมายทำให้ ความต้องการมีจำนวนมาก ในขณะที่นักพัฒนา มีความสามารถในการพัฒนาผลิตภัณฑ์และบริการอย่างจำกัด ทำให้ไม่สามารถตอบสนองความต้องการทั้งหมดนั้นได้ เจ้าของผลิตภัณฑ์จึงต้องเป็นคนคอยกำหนดว่าจะทำอะไรก่อนทำอะไรหลัง หรือจะไม่ทำอะไรเพราะประโยชน์ที่จะได้รับไม่คุ้มค่ากับการลงมือทำ

หลักการทำงานแบบ Agile ให้เกิดผลสำเร็จ การใช้ Data, Information, Lessons Learned, Best practice มีผลต่อความสำเร็จอย่างมาก ที่จะช่วยลด Feedback Loop ให้สั้นลง โดยสิ่งที่กล่าวมานั้นเป็นเรื่องของการจัดการความรู้ทั้งสิ้น ผู้อ่านอาจเกิดข้อสงสัยว่าเป็นเรื่องของการจัดการความรู้ตรงไหน อธิบายง่าย ๆ ด้วยสมการต่อไปนี้ KM = CM2 + MIS เมื่อ CM1 คือ Contents Management และ CM2 คือ Change Management และ MIS คือ Management Information System

การจัดการความรู้ภายใต้หลักการทำงานแบบ Agile จะต้องเกิดการเปลี่ยนแปลงขึ้นคือลดความเป็นทางการ ลดระบบเอกสาร มุ่งเน้นผลลัพธ์ที่นำไปตอบโจทย์ปัญหาหรือ Acceptance Criteria ของลูกค้าและผู้รับบริการ ส่วน Contents Management คือการจัดการเนื้อหาของซึ่งอาจอยู่ในรูปแบบของวิธีการปฏิบัติที่ดี ที่เป็นเลิศ (Best Practice) ในโครงการหรือผลิตภัณฑ์ที่ผ่านมา รวมถึงเสียงของลูกค้า (Feedback from Customer) ด้วยก็ได้ โดยนำมาทบทวนปรับปรุงในโครงการต่อไปเพื่อให้ Feedback Loop นั้นสั้นลงให้มากที่สุด และสิ่งที่สำคัญคือการบริหารสารสนเทศในโครงการจะต้องคำนึงถึง ความปลอดภัยข้อมูลสารสนเทศ ความพร้อมใช้งาน ฮาร์ดแวร์และซอฟต์แวร์มีความเชื่อถือได้ ปลอดภัย และใช้งาน ง่าย เป็นต้น

ส่วนเรื่อง “บทเรียน” (Lesson Learned) ที่อยู่ในหลักการทำงานแบบ Agile นั้นหมายถึงความรู้ที่เป็น “ข้อค้นพบใหม่” คำว่า “ใหม่” นี้ มาจากการเรียนรู้/ประสบการณ์ (จากการทำงานจริง) หรืออาจกล่าวได้ว่า บทเรียน จะคล้ากับการเติมคำในช่องว่างที่ว่า “ถ้า...จะเกิด....(อะไรขึ้น)...” บทเรียนเป็นการอธิบายเหตุการณ์และเงื่อนไขที่เกิดขึ้น บทเรียนช่วยให้เกิดการเรียนรู้เพื่อไม่ให้กระทำผิดซ้ำอีก อย่างนี้เป็นต้น

จะเห็นได้ว่าหลักการทำงานแบบ Agile นั้นถ้าเราการจัดการสารสนเทศในโครงการดี จัดการบทเรียนดี เรียนรู้แลกเปลี่ยนสร้างปฏิสัมพันธ์ระหว่างบุคคคล (Socialization) ดี Agile ก็อาจกลายเป็น Super Agile เลยก็ได้ในอนาคต

‍