“Now normal เปลี่ยนได้ตอนนี้แก้ได้ทันที” Test drive ก่อนเข้าสู่ New normal ที่แท้จริง

สถานการณ์การแพร่ระบาดของเชื้อไวรัส COVID-19 เริ่มคลี่คลายแต่กลับทิ้งโจทย์ที่สร้างความท้าทายครั้งใหญ่ให้กับทุกๆ องค์กร เมื่อหลายออฟฟิศไม่ได้ถูกออกแบบมาเพื่อรองรับการปรับเปลี่ยนเพื่อเตรียมพร้อมในการรักษาความปลอดภัยในช่วงโรคระบาดให้กับพนักงาน แล้ววิธีใดที่ ณ เวลานี้องค์กรสามารถดึงออกมาใช้เป็นมาตรการเบื้องต้นได้ทันที โดยที่ยังไม่ต้องลงเม็ดเงินจำนวนมาก สิ่งไหนบ้างที่องค์กรต้องให้ความสำคัญเพิ่มขึ้น? มาตรการเบื้องต้นที่สามารถนำมาสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงานมีอะไรบ้าง ?

เมื่อทุกองค์กรต้องเผชิญปัญหาเดียวกัน กับการกลับมาทำงานที่ออฟฟิศในโลกหลัง COVID-19

“Now Normal” จึงเรียกได้ว่าเป็นสเต็ปต่อไปก่อนจะก้าวเข้าสู่ “New Normal” ที่ทุกคนต้อง

เปลี่ยนรูปแบบการทำงาน หลายบริษัทเริ่มวางแผนให้พนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิศเหมือนเดิม

ภายใต้วิถีการใช้ชีวิตใหม่ Rockworth จะมาช่วยทุกคนเริ่มต้นการทำงานในรูปแบบใหม่ไปด้วยกัน

มองย้อนกลับไปเมื่อ 2-3 เดือน ที่ผ่านมาก่อนการ Lockdown ออฟฟิศของคุณเป็นอย่างไร ?

พนักงานทำงานร่วมกันได้อย่างใกล้ชิด นั่งโต๊ะติดกันได้ หันหน้าเข้าหากันได้ สัดส่วนการใช้พื้นที่ออฟฟิศถูกแบ่งเป็นพื้นที่ส่วนกลางเพื่อพูดคุยสื่อสารกันอย่างอิสระ พนักงานทุกคนสามารถเข้ามานั่งทำงานที่ออฟฟิศได้โดยที่ไม่ต้องแจ้งล่วงหน้าใช่ไหม

แต่เพียงเวลาไม่นานที่ทุกคนได้รู้จักกับเชื้อไวรัส COVID-19 กลับกลายเป็นจุดเริ่มต้นของการเปลี่ยนแปลงวิถีการทำงานครั้งใหญ่การ Lockdown กลายเป็นการจุดชนวนให้เกิดการ Work from home อย่างแพร่หลาย ทำให้พนักงานทุกคนต้องปรับเปลี่ยนการทำงานอย่างที่ไม่เคยเกิดขึ้นมาก่อน

แต่ถึงอย่างไรในเวลานี้ที่สถานการณ์ COVID-19 เริ่มคลี่คลายปฏิเสธไม่ได้เลยว่า การกลับมาทำงานที่ออฟฟิศตามเดิมเป็นเรื่องที่จะต้องเกิดขึ้นอย่างแน่นอนด้วยหลายๆ เหตุผลรวมไปถึงข้อได้เปรียบที่การทำงานที่บ้านให้ไม่ได้ไม่ว่าจะเป็น การพัฒนาศักยภาพในการทำงาน, การต่อยอดแนวคิดใหม่ๆ จากการทำงานร่วมกับผู้อื่น, รวมไปจนถึงความสามารถในการสร้างวัฒนธรรมให้กับองค์กรไม่ว่าจะเป็นสถานที่ ผู้คน เฟอร์นิเจอร์ หรือ แม้แต่การออกแบบหน้าตาออฟฟิศสามารถเป็นตัวหล่อหลอมให้เกิดวัฒนธรรมองค์กรในรูปแบบที่ผู้บริหารต้องการได้ บรรยากาศในการทำงานจะส่งผลต่อพฤติกรรมพนักงานและสุดท้ายจะสามารถสร้างวัฒนธรรมองค์กรได้ในที่สุด นี่คือปัจจัยที่จะมาการันตีถึงความสำคัญของการทำงานที่ออฟฟิศนั่นเอง

แต่ความท้าทายที่ทุกองค์กรต้องเผชิญใน ‘ช่วงเปลี่ยนผ่าน’ ช่วงที่พนักงานต้องกลับมาทำงานที่ออฟฟิศตามปกติ เรื่องของการรักษาความปลอดภัยด้านสุขภาพให้กับพนักงานจึงเป็นเรื่องสำคัญและต้องให้ความใส่ใจมากขึ้นกว่าเดิม

นอกจากการตรวจวัดอุณหภูมิก่อนเข้าพื้นที่และการใส่หน้ากากอนามัยที่จำเป็นต้องมีอยู่แล้วนั้น มาตรการที่จะสามารถช่วยในการดูแลสุขลักษณะในการทำงานที่ดีให้กับพนักงาน พร้อมทั้งสามารถทำงานได้อย่างมีประสิทธิภาพ อีกทั้งยังไม่ต้องลงเม็ดเงินจำนวนมากมีด้วยกันทั้งหมด 4 มาตรการที่ต้องให้ความสำคัญ ดังนี้

1. ลดความหนาแน่นของพนักงานในออฟฟิศ

โดยยึดหลักการเว้นระยะห่างทางกายภาพ (Physical Distancing) จะช่วยลดความเสี่ยงในการติดเชื้อระหว่างบุคคลได้ เช่น การแบ่งทีม 30-50% ของพนักงานให้ยังคงทำงานที่บ้านสลับสับเปลี่ยนกันมาเข้าทำงานตามความจำเป็น หรือการสลับตารางการเข้า-ออกงานและช่วงพักเที่ยงเพื่อลดความแออัดที่จะเกิดขึ้นในออฟฟิศ การจำกัดจำนวนคนในการใช้พื้นที่ส่วนกลาง ไม่ว่าจะเป็นลิฟต์หรือการกำหนดทางเดินเข้า-ออกที่ชัดเจนเพื่อลดการเบียดกันระหว่างทางเดินในชั่วโมงเร่งด่วน

2. ปกป้องพนักงานทุกคนให้ห่างไกลเชื้อไวรัส

ในส่วนของงานทำความสะอาดต้องใส่ใจเป็นพิเศษ โดยให้ความสำคัญไปที่พื้นที่ส่วนกลางทั้งหมดไม่ว่าจะเป็น ราวจับประตู ราวบันได ปุ่มกดลิฟต์ รวมไปจนถึงบัตรขึ้นอาคาร และบัตรจอดรถ ก็อย่าลืมที่จะดูแลความสะอาดเช่นกัน นอกจากนั้น ควรกำหนดเวลาที่ชัดเจนในการทำความสะอาดหลังจากที่พนักงานใช้โต๊ะทำงานเสร็จ เพื่อป้องกันการแพร่ระบาดและขอความร่วมมือกับพนักงานในการลดจำนวนของใช้ส่วนตัวบนโต๊ะทำงาน เพื่อให้ทำความสะอาดได้สะดวกมากขึ้น

3. การเก็บข้อมูลและติดตาม

แม้จะมีมาตรการเพื่อสร้างความปลอดภัยให้กับพนักงานแล้ว แต่ด้วยความคุ้นเคยอาจทำให้บางพื้นที่มีจำนวนพนักงานแออัดกันมากเกินกว่าที่กำหนดไว้ เพราะฉะนั้นควรมีเครื่องมือวัดผลด้วยเช่นกันปัจจุบันมีเทคโนโลยีที่สามารถนำมาช่วย Support มากมาย หนึ่งในนั้นก็คือ Software ที่ชื่อว่า Condeco เป็นซอฟต์แวร์ที่สามารถช่วยบริหารจัดการพื้นที่ทำงานในออฟฟิศ โดยระบบจะช่วยกำหนดการใช้งานของพื้นที่ เวลาเปิด-ปิดการใช้งานพื้นที่ต่างๆ และยังสามารถนำข้อมูลการใช้งานของพนักงานมาวิเคราะห์ได้ว่าส่วนไหนของออฟฟิศมีความแออัด ทำให้สามารถปรับปรุงมาตรการในการบริหารเรื่องความปลอดภัยของพนักงานต่อไปได้

นอกจากนั้นควรวางแผนในการรับมือเมื่อเกิดเหตุการณ์มีพนักงานติดเชื้อ หรืออยู่ในสภาวะเสี่ยง ควรมีเครื่องมือที่สามารถติดตามการใช้พื้นที่ในออฟฟิศของพนักงานคนที่ต้องสงสัยได้ ซึ่งอีกหนึ่งความ

สามารถของ Condeco คือการระบุตำแหน่งการนั่งทำงานของพนักงานแต่ละคนว่าในหนึ่งวันได้ไปนั่งบริเวณไหน สามารถช่วยเก็บข้อมูลย้อนหลังได้ ทำให้ติดตามข้อมูลต่อไปได้ว่า พนักงานคนนี้ไปนั่งตรงไหนกับใคร และมีใครใช้พื้นที่นั้นต่อจากเขาบ้าง ช่วยให้ง่ายต่อการติดตามและจัดมาตรการได้อย่างทันท่วงที

4. บริหารจัดการพื้นที่ทำงาน

เมื่อพื้นที่ออฟฟิศมีอยู่อย่างจำกัด จะสามารถจัดการพื้นที่ทำงานอย่างไรให้สอดคล้องกับมาตรการเว้นระยะห่างทางกายภาพ หนึ่งในกุญแจสำคัญที่จะช่วยเพิ่มสุขลักษณะการทำงานที่ดีได้ในช่วงที่งบประมาณถูกจำกัด บวกกับความไม่แน่นอนว่าสถานการณ์โรคระบาดจะดีหรือแย่ลง นั่นคือการปรับเปลี่ยนบางสิ่งบางอย่างในออฟฟิศ โดยการใช้เฟอร์นิเจอร์เข้ามาเป็นตัวช่วยในการสร้างการทำงาน ภายใต้หลักการเว้นระยะห่างทางกายภาพ (Physical Distancing) นั่นเอง

Modifying (การปรับพื้นที่การทำงาน)

การยึดตำแหน่งการจัดวางรูปแบบออฟฟิศเดิม แต่เสริมเฟอร์นิเจอร์ไม่กี่ชิ้นเข้าไปเพื่อช่วยแบ่งพื้นที่และสร้างระยะห่างให้เพิ่มมากยิ่งขึ้น ทั้งการติดฉากกั้นโต๊ะระหว่างพนักงาน หรือเสริมฉากกั้นห้องเพื่อแบ่งพื้นที่การทำงานให้ชัดเจน จะช่วยลดความใกล้ชิดที่ไม่จำเป็นของพนักงานลงได้ นอกจากนั้นยังมีเฟอร์นิเจอร์จาก Rockworth ที่น่าสนใจอีกมากมาย ที่สามารถสร้างมุมส่วนตัวและสร้างระยะห่างทางกายภาพให้กับพนักงานได้แม้จะอยู่ในพื้นที่เปิด

สิ่งเหล่านี้อาจเรียกได้ว่า “Now Normal” ซึ่งเป็นเพียงมาตรการเบื้องต้นที่ทุกๆ องค์กรสามารถทำได้ทันทีเพื่อรับมือกับสถานการณ์โรคระบาดในระยะสั้น ซึ่งหลังจาก COVID-19 ผ่านพ้นไป แน่นอนว่าภาพของพื้นที่การทำงานและพฤติกรรมบางอย่างที่คุ้นเคยในออฟฟิศอาจเปลี่ยนแปลงไปอย่างถาวร หรือที่เรียกกันว่า “New Normal” นั่นเอง และถือเป็นโอกาสที่ดีในการปรับเปลี่ยนวิธีการทำงานใหม่ๆ ซึ่งเข้ามาช่วยเปลี่ยนพฤติกรรมการทำงานของพนักงานให้สอดคล้องกับวิสัยทัศน์ขององค์กรได้ อนาคตของการทำงานจะเปลี่ยนแปลงไปในทิศทางไหน เป็นเรื่องที่เราทุกคนจะต้องคอยอัปเดต ติดตามสิ่งที่จะเกิดขึ้น เพื่อเตรียมความพร้อมในการรองรับวิธีการทำงานรูปแบบใหม่ไปพร้อมๆ กัน

‍