การเตรียมตัว Re-Opening Office เพื่อการสร้าง Hybrid Workplace

“คนปลอดภัยก่อนงานจึงจะดำเนินต่อได้”

หรือหลายคนอาจจะคุ้นเคยกับวลีดังกล่าวจากช่วงวิกฤติน้ำท่วมประเทศไทยเมื่อปี2554 ที่หลาย ๆองค์กรต้องออกแบบการดูแลพนักงานในภาวะวิกฤติที่เกิดขึ้นอย่าฉับพลัน ซึ่งคล้ายกับภาวะวิกฤติโรคระบาดในครั้งนี้เช่นกัน

ดังนั้นด้วยการเริ่มต้นจากหลักการ humanfirst หรือ human centric ก็จะสามารถทำให้HR ช่วยผู้บริหารในการเริ่มออกแบบและตัดสินใจในการสร้างสภาพการทำงานในรูปแบบใหม่ที่มีความยืดหยุ่น (flexible) ระยะไกล (remote)และผสมผสานได้ (hybrid)อย่างลงตัว

Gartner ได้เคยทำแบบสำรวจความพร้อมในการสร้างHybrid Workplace เอาไว้ตั้งแต่ต้นปี 2021 และพบว่ากว่า 94% ขององค์กรที่ได้ทำการสำรวจล้วนตอบว่าในอนาคตตัวเองจะเตรียมเข้าสู่การทำงานในรูปแบบHybrid และ Flexible Work ซึ่งสอดคล้องกับผลสำรวจ Work Trend Index ของ Microsoft ที่พบว่า 73% ของพนักงานมีความต้องการที่จะเปลี่ยนรูปแบบการทำงานให้ยืดหยุ่นไปในทางremote work มากขึ้น อย่างไรก็ดีผลสำรวจเดียวกันยังพบอีกว่า มากกว่า 65% ต้องการความใกล้ชิดกับเพื่อนร่วมงานแบบเดิมเหมือนทำงานในบริเวณเดียวกันดังนั้นจุดนี้จึงเป็นความท้าทายอย่างมากในการบริหารงานบุคคลในอนาคตนั่นก็เพราะประสบการณ์และความคาดหวังของพนักงานจะเปลี่ยนแปลงไปอย่างหน้ามือเป็นหลังมือเลย

วัคซีนไม่ใช่คำตอบของการ Re-Opening

แม้ว่าปัจจุบันจำนวนการฉีดวัคซีนสองเข็มของประเทศไทยจะขยับเพิ่มมากขึ้นเรื่อยๆ ก็ตาม อัตราการตรวจพบผู้ติดเชื้อก็ยังคงไม่มีแนวโน้มชัดเจนว่าจะลดลง ดังนั้นการที่บางองค์กรได้พิจารณาแล้วว่าพนักงานของตัวเองได้รับวัคซีนครบสองเข็มแล้วแต่ก็ยังจะมีความเสี่ยงในการติดเชื้อผ่านการเดินทางโดยระบบขนส่งสาธารณะหรือแม้กระทั่งการติดเชื้อจากบุคคลภายนอกอยู่  บางองค์กรจึงเลือกที่จะใช้กระบวนการที่เข้มงวดขึ้นเช่นการให้พนักงานทำ vaccine passport บันทึกการได้รับวัคซีนเอาไว้ก่อนเข้าสู่สำนักงานรวมถึงแจกชุดตรวจ ATK แบบน้ำลายเพื่อความสะดวกให้การตรวจเชื้อก่อนและหลังเข้ามาปฏิบัติงาน หรือในขณะที่บางองค์กรก็ใช้วิธีการแบ่งโซนของการเข้าถึงตัวสำนักงานออกเป็นเขตๆ เพื่อกันการแพร่กระจายจากบุคคลภายนอกเข้าสู่ตัวอาคารหลักอย่างไรก็ตามกระบวนการเช่นนี้ อาจจะไม่เหมาะสำหรับองค์กรขนาดเล็ก กลาง หรือ startup เนื่องจากต้องใช้ทรัพยากรบุคคลในการทำขั้นตอนดังกล่าวจำนวนมากแม้ภาครัฐจะออกมาประกาศช่วยเหลือให้เงินค่าใช้จ่ายที่ซื้อชุดตรวจ ATK สามารถนำมาลดหย่อนภาษีได้ก็ตาม

สร้างบรรยากาศการทำงานที่ “ปลอดภัย”อย่างไรดี?

 1.     การสื่อสารล่วงหน้าเป็นเรื่องจำเป็นที่สุด หากองค์กรของท่านมีแผนที่จะเตรียมการเปิดออฟฟิศอีกครั้งสิ่งสำคัญแรกสุดคือ เริ่มทำการสื่อสารเป็นช่วง ๆ เช่น อาจมีการทำ survey ความรู้สึกของพนักงานหรือความไม่สบายใจที่เกิดขึ้น โดยอาจใช้หัวหน้าทีมเป็นผู้สื่อสารรายทีมแล้วรวบรวมข้อมูลที่ได้นำส่งให้ HR เพื่อเตรียมการจัดการสื่อสารต่อไปทั้งนี้การสื่อสารควรทำเป็นระยะ มีการเตรียมความพร้อมให้ทุกหน่วยงานได้ข้อมูลที่ครบถ้วนตรงกันหรือหากองค์กรใดมีการดำเนินงานแบบ BCP (Business Continuity Plan) ก็สามารถให้เป็นศูนย์กลางของการสื่อสารได้เช่นกันที่ต้องทำการสื่อสารล่วงหน้าเพราะพนักงานแต่ละคนอาจมีข้อจำกัดในการเดินทางที่แตกต่างกัน

2.     กำหนดกลยุทธ์การทำงานตอนRe-Opening ช่วงนี้ถือเป็นจังหวะที่ดีของแต่ละบริษัทที่จะเตรียมนำแผนการปฏิบัติงานแบบhybrid เข้ามาใช้ หลายที่เริ่มทำแบบเป็นช่วง เช่นช่วงแรกทีมที่ไม่มีความจำเป็นจะต้องเข้าสถานที่ทำงานเลยก็อาจจะเป็น full-remoteหรือทำงานทางไกล 100% ทีมที่มีความจำเป็นค่อยๆ ทยอยเข้าที่ 30-50% ของ capacity ของสถานที่แล้วจึงทยอยขยับตัวเลขตามความปลอดภัยในแต่ละช่วงสถานการณ์ อีกทางเลือกหนึ่งคือการจ้างพนักงานผู้เชี่ยวชาญด้านโรคระบาดเป็นสัญญาระยะสั้นเพื่อเข้ามาตรวจสอบสภาพการทำงานว่ามีความปลอดภัย

3.     ออกแบบเครื่องมือการทำงานที่มีประสิทธิภาพพนักงานหลายคนได้เริ่มมีการปรับตัวให้ใช้เครื่องมือที่ตนเองไม่เคยใช้มาก่อนและพบว่ามีประสิทธิภาพในทางที่ควร เช่น การประชุมระยะไกลผ่าน videoconference หรือในขณะที่บางหน่วยงานเริ่มใช้การสื่อสารแบบ writtencommunication ที่สะดวกและสามารถเข้าถึงได้ง่ายอย่าง Confluenceหรือ Notion ซึ่งจะสามารถทำให้ไม่ต้องการเกิดการสื่อสารเป็นทอดๆ และเสียเวลาโดยใช้เหตุ ความสำคัญอีกประการของการออกแบบเครื่องมือในการทำงานคือไม่ว่าพนักงานจะอยู่ช่วงเวลาไหน หรือสถานที่ใด ก็จะสามารถเข้าถึงข้อมูลที่ต้องการโดยไม่จำเป็นต้องนัดประชุมเล็ก ๆ น้อย ๆ จนทำให้พนักงานเกิดการ burnt out จากเวลางานที่เกินเข้ามาในเวลาส่วนตัว

ทั้งนี้ หากองค์กรใดที่สนใจจะเริ่มทำremote work ที่จริงจัง ขอแนะนำให้ศึกษาจากบริษัทGitlab ซึ่งมีการเขียน Remote work playbook ที่ละเอียดมากให้สามารถหยิบนำไปใช้ได้[eBook] The RemotePlaybook (gitlab.com)

อ้างอิง

HybridWorkforce Champions Succeed (gartner.com)

ReopeningYour Workplace (shrm.org)

How toTalk to Employees About Reopening (hbr.org)

ครม.ลดหย่อนภาษี 1.5 เท่า เอกชนซื้อชุดตรวจ ATK ให้พนักงาน (thaipbs.or.th)

TheNext Great Disruption Is Hybrid Work—Are We Ready? (microsoft.com)

‍