The Business Case For Workplace Flexibility: IBM & SAS & Accenture

Workplace Flexibility ในความหมายของ United States Department of Labor คือ กลยุทธ์สากลที่สามารถตอบสนองความต้องการระหว่างองค์กรและพนักงานเกี่ยวกับสถานที่ทำงาน วิธีการทำงาน รวมถึงเวลาในการทำงาน เพื่อก่อให้เกิดผลประโยชน์ร่วมกันในการทำงานระหว่างองค์กรและพนักงาน อันจะนำไปสู่ผลลัพธ์ที่มีประสิทธิภาพสูงสุด

IBM ได้ทำการสำรวจ เรื่อง Achieving Success with a Flexible Workplace ในประเทศออสเตรเลีย จีน อินเดีย ญี่ปุ่น สหราชอาณาจักร และ อเมริกา โดยสอบถามChief Information Officer (CIO) และ ผู้จัดการแผนก IT ที่อยู่ในบริษัทขนาดใหญ่ จากหลากหลายอุตสาหกรรมรวม 675 คน ซึ่งผู้ตอบแบบสอบถามจำนวนมากระบุว่า Workplace Flexibility เป็นเรื่องใหม่ที่มีสำคัญโดย 74% ของ CIO และ ผู้จัดการแผนก IT ให้ความสำคัญกับการลงทุนในแนวคิด Workplace Flexibility มากขึ้นเมื่อเทียบกับการลงทุนด้านอื่น ๆ ในช่วงปีถัดไปผู้ตอบแบบสอบถามคาดหวังว่า Workplace Flexibility จะทำให้เกิดการพัฒนาประสิทธิภาพพนักงาน การสร้างความพึงพอใจในการทำงานของพนักงาน การเพิ่มความปลอดภัยในการทำงาน การลดต้นทุน การเพิ่มรายได้ แม้ Workplace Flexibility จะถูกมองว่าเป็นแนวคิดใหม่และสำคัญ แต่ยังมีข้อสงสัย จาก CIO และผู้จัดการแผนก IT ว่าจะสามารถนำ Workplace Flexibility มาปรับใช้กับองค์การให้เกิดประสิทธิผลและประสิทธิภาพได้อย่างไร จากการสำรวจได้ทำการแบ่งกลุ่มผู้นำ Workplace Flexibility ไปปรับใช้ 4 แบบดังนี้

1. Forward thinkers มีสัดส่วน 9% ระบุว่ามีการเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนมากกว่า 20% จากการมีกลยุทธ์ที่สนับสนุนคนทำงานนอกสถานที่ (remote workers) สนับสนุนอุปกรณ์ทางเทคโนโลยีจำนวนมาก

2. Fast followers มีสัดส่วน 10% ระบุว่าเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนการผลิต 10% จากการใช้การทำงานแบบเสมือนจริง (virtualization) และใช้ซอฟแวร์ในการบริการ

3. Majority movers มีสัดส่วน 63% ระบุว่า เพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนการผลิต 6% โดยที่เขามองว่า Workplace Flexibility เป็นข้อจำกัดและความเสี่ยง

4. Late adopters มีสัดส่วน 6% ระบุว่าเพิ่มประสิทธิภาพและลดต้นทุนการผลิต 1%

อุปกรณ์พกพาสามารถสร้างสถานที่ทำงานแบบยืดหยุ่น และเป็นที่ต้องการของผู้ใช้ในการทำงานเนื่องจากโปรแกรมหรือแอพลิเคชั่นจะสนับสนุนการทำงานที่ใดก็ได้ Forward thinkers เห็นโอกาสจากเทคโนโลยีนี้ และกำหนดกลยุทธ์ที่ชัดเจนในเรื่องอุปกรณ์พกพาทำให้สามารถก้าวได้เร็วกว่าธุรกิจอื่นๆ Forward thinkers นำมือถือ ระบบปฏิบัติการณ์ และแอพลิเคชั่นมาใช้ในการทำงานในธุรกิจ Forward thinkers เชื่อว่า bring-your-own-device (BYOD) เป็นกระแสที่จะขยายไปในวงกว้างอย่างรวดเร็ว ซึ่งการสนับสนุนย่อมดีกว่าการที่จะจำกัดการใช้งานสมาร์ทโฟนของพนักงาน Forward thinkers มีการลงทุนแอพลิเคชั่นมือถือ และสร้างคลังแอพลิเคชั่นที่จะสนันสนุนการทำงานร่วมกันทำให้เกิดการสื่อสารสองทาง มีการแบ่งปันข้อมูลระหว่างภายในธุรกิจกับลูกค้าและคู่ค้า สุดท้ายจะกลายเป็นที่นิยมและทำให้การใช้อีเมล์ค่อย ๆ ลดลง

การรักษาความปลอดภัยใน Workplace Flexibility ถูกมองว่าเป็นความท้าทายที่สำคัญที่สุด Forward thinkers มองว่าสามารถสร้างความปลอดภัยแบบใช้ต้นทุนต่ำใน Workplace Flexibility โดยการใช้ระบบการเข้ารหัส (Password) โปรแกรมรักษาความปลอดภัยของระบบและข้อมูล Forward thinkers คิดว่า outsource หน้าที่ IT จะทำให้มีความหลายหลายในการสร้างแอพลิเคชั่น ทำให้เกิดความร่วมมือกัน และผู้ใช้งานจะให้การสนับสนุนในการเตรียมการ สุดท้ายพนักงาน IT จะมีเวลาเหลือสามารถไปทำงานอื่น ๆ ที่สนับสนุนให้เกิดผลกำไรแก่บริษัท

บริษัท IBM ได้สนับสนุนการศึกษาเรื่อง Workplace Flexibility ของ Working Mother ในประเด็น What Reality Works: Lesson Learned From 25 Years of Workplace Flexibility Leadership ซึ่งการศึกษาครั้งนี้พบว่า Workplace Flexibility มีความเกี่ยวข้องกับการจัดการที่มุ่งเน้นผลลัพธ์เป็นหลัก โดย Diane Burrus ระบุปัจจัยที่จะทำให้ Workplace Flexibility ประสบความสำเร็จ มีดังนี้

1. Flexible Work Arrangements คือ ตารางการทำงานแบบมีทางเลือก หรือ การทำงานจากสถานที่อื่น โดยต้องมีนโยบายและแนวทางในการจัดการระยะยาวอย่างชัดเจน

2.  Informal, occasional, day-to-day คือการที่สามารถเปลี่ยนตารางการทำงาน หรือสถานที่ทำงานในแต่ละวันเพื่อตอบสนองความต้องการส่วนบุคคลแต่ยังคงตอบสนองความต้องการธุรกิจได้

3. Career flexibility คือ การสร้างทางเลือกในสายอาชีพ ที่สามารถปรับเปลี่ยนตามภาระงานและความก้าวหน้าที่สอดคล้องไปกับรูปแบบการดำเนินชีวิต โดยไม่ส่งผลกระทบต่อโอกาสและเป้าหมายในการทำงาน

เพื่อความเข้าใจ ในการนำ Workplace Flexibility ไปปรับใช้ในองค์กรจึงขอแบ่งปันบริษัท ที่มีการใช้ Workplace Flexibility โดยบริษัทแรกขอเสนอ IBM

บริษัท IBM ได้รับการจัดอันดับจาก Working Mother ว่าเป็น 1 ใน 100 บริษัทที่เป็นผู้นำด้าน Workplace Flexibility อย่างยาวนาน นับตั้งแต่ก่อตั้งบริษัทในปี 1986 IBM ได้ให้แนวทางสำหรับ Workplace Flexibility ไว้ดังนี้

> IBM ไม่เคยหยุดนิ่งต่อการลงทุนในตลาดโลก แต่ไม่ได้หมายความว่าพนักงานต้องทำงานตลอดเวลา

> IBM มุ่งมั่นที่จะสร้างสมดุลความต้องการระหว่างพนักงาน ลูกค้า และประสิทธิผลของทีมงาน

> IBM มีค่านิยมหลัก คือ ความไว้วางใจและและความรับผิดชอบส่วนบุคคล ซึ่ง IBM คาดหวังว่าการตัดสินใจของผู้บริหารและพนักงาน จะมีความยืดหยุ่นและสอดคล้องกับค่านิยมหลัก โดยต้องแสดงให้เห็นถึงความรับผิดชอบส่วนบุคคล

> IBM ต้องการจะตอบสนองความต้องการของลูกค้าทั่วโลก ฉะนั้นการตอบสนอง คือ สิ่งสำคัญ ทำให้พนักงานอาจจะต้องทำงานตลอดสัปดาห์ ทำงานไม่เป็นเวลาหรือทำงานจากที่บ้าน ทั้งนี้ขึ้นอยู่กับความต้องการทางธุรกิจ ลูกค้า บทบาทของแต่ละบุคคลและความยืดหยุ่น

> IBM เน้นการเข้าใจรูปแบบการทำงานที่แตกต่างกันในโลกยุคโลกาภิวัฒน์พนักงานทุกคนต้องใช้ดุลยพินิจอย่างระมัดระวังในการพิจารณาความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียทั่วโลก ไม่ว่าจะเป็นลูกค้า ผู้บริโภค เพื่อนร่วมงาน หรือกระทั่งชุมชนที่เข้าไปดำเนินธุรกิจ พนักงานต้องทำความเข้าใจความแตกต่างของวัฒนธรรม ประเพณี, วันหยุด, ภาษารวมถึงสะท้อนให้เห็นถึงความต้องการทางธุรกิจ ความต้องการส่วนบุคคลของแต่ละผู้มีส่วนได้เสียและผลกระทบของการตัดสินใจทางธุรกิจ นอกจากนี้ยังต้องขอข้อมูลเพิ่มเติมเมื่อจำเป็นต้องปรับเปลี่ยนเพื่อความเหมาะสม เพื่อให้ธุรกิจ ผู้บริโภค ลูกค้า พนักงานได้รับสิ่งที่ดีที่สุด

> ในโลกยุคใหม่ของการทำงาน บางงานพนักงานไม่จำเป็นต้องไปทำที่ทำงาน IBM มุ่งเน้นที่ เป้าหมาย ผลลัพธ์และการวัดผลการปฏิบัติงานจากการทำงาน ซึ่งจะเป็นโอกาสสำหรับพนักงานในการส่งมอบสิ่งที่ดีที่สุดให้กับลูกค้า

ลำดับถัดมาจะเสนอ แนวคิด Workplace Flexibility ของ SAS Institute ซึ่งก่อตั้งเมื่อปี 1976 โดย ดร.จิม กู๊ดไนท์ ซึ่งเป็นบริษัทพัฒนาซอฟต์แวร์การวิเคราะห์ทางสถิติและเทคโนโลยีสารสนเทศชั้นสูง แนวคิด Workplace Flexibility  ของบริษัทนี้ คือให้พนักงานเป็นผู้กำหนดเอง (custom-fit) สามารถจัดการเวลาทำงานได้ตามความเหมาะสม ตามลักษณะการดำรงชีวิต นับว่าเป็นแนวคิดที่ล้ำสมัย (cutting-edge) เหมาะสมกับองค์กรที่ต้องเผชิญความท้าทายต่างๆ โดยแนวคิดนี้เกิดจากการที่องค์กรพยามพัฒนาศักยภาพของพนักงานเพื่อทำให้กำไรขององค์กรเติบโต มุ่งตอบคำถามด้านการจัดการที่ว่าพนักงานสามารถจัดการภาระงานให้สำเร็จได้อย่างไร และมีแนวทางใดบ้างที่พนักงานจะสามารถจัดการภาระงานได้ดีที่สุด พร้อมทั้งยังต้องเป็นวิธีที่มีความเคารพซึ่งกันและกัน และก่อให้เกิดประโยชน์กับเพื่อร่วมงานและองค์การ จึงเกิดแนวปฏิบัติดังนี้

> การทำงานเสมือนจริง (Virtual Work) ไม่ว่าอยู่ที่ใดสามารถทำงานได้ ไม่ว่าจะเป็นการประชุมทางไกลการทำงานทางไกล ทุกที่เป็นเหมือนที่ทำงาน พนักงานไม่จำเป็นต้องเข้าสำนักงาน แต่สามารถทำงานมาจากข้างนอกได้ (Remote Working)

> สามารถเลือกปริมาณการทำงานได้ (On-demand Work) เป็นแนวทางที่นำมาใช้กับกลุ่มคนเก่ง ศักยภาพสูง (Talent) ที่ไม่ต้องการเป็นลูกจ้างประจำ แต่ทำงานตามงานที่เลือกหรือสัญญาตกลงกัน สามารถทำงานจากที่บ้านได้

> สร้างเส้นทางความก้าวหน้าในอาชีพ (Redesigning Career Tracks) โดยการปรับเปลี่ยนรูปแบบการเลื่อนตำแหน่งในองค์การที่ล้าสมัย ให้สอดคล้องกับความต้องการที่เปลี่ยนไปของพนักงาน โดยมุ่งหวังเพื่อที่จะรักษาคนเก่งที่มีศักยภาพไว้

> อนุญาตให้พนักงานทำงานและเลี้ยงดูเด็กในที่ทำงานได้ (Integrating Kids and Work) โดยอนุญาตให้พนักงานที่มีบุตรช่วง 6-8 เดือน หรือ เริ่มคลาน มาดูแลที่บริษัทพร้อมทำงานได้

> สร้างความมุ่งมั่นในงาน (High-commitment Work Practice) โดยให้อำนาจการตัดสินใจกับพนักงานในงานที่รับผิดชอบ เปิดโอกาสให้ทีมงานทำงานอย่างอิสระ

จากแนวคิด Workplace Flexibility ระดับโลกที่กล่าวถึงในข้างต้นก็จะกล่าวถึงแนวคิดเดียวกันนี้ที่มีการนำมาปรับใช้ในประเทศไทย โดยบริษัทที่จะนำเสนอ เป็นบริษัทที่ปรึกษาด้าน IT คือ Accenture ซึ่ง Accentureเชื่อว่า Workplace Flexibility จะช่วยให้พนักงานมีความสุขในชีวิตทำงานและมี Work Life Balance จึงนำแนวคิด Workplace Flexibility มาปรับใช้กับองค์กรโดยมีแนวคิดหลัก 6 รูปแบบดังนี้

1. ตารางเวลาการทำงานแบบยืดหยุ่น (Flex time schedule) คือ การที่บริษัทอนุญาตให้พนักงาน เริ่มงานหรือเลิกงานเมื่อไหร่ก็ได้ แต่ต้องมีชั่วโมงการทำงานตามที่บริษัทกำหนด ซึ่งใน 1 สัปดาห์อาจทำงานไม่ถึง 5 วัน

2. การจัดการงานแบบ Part-time (Part-time arrangement) คือ การช่วยให้พนักงานมีเวลาทำงานที่น้อยลง อาจจะทำงานเพียงสองสามชั่วโมงต่อวัน หรือ ทำงานเพียงแค่สองสามวันต่อสัปดาห์ โดยทำการออกแบบตำแหน่งงานใหม่เพื่อลดภาระงาน กำหนดความรับผิดชอบให้เหมาะสมกับชั่วโมงการทำงาน

3. การแบ่งปันงาน (Job-sharing arrangement) คือ การแบ่งงานหนึ่งตำแหน่งให้พนักงาน 2 คนรับผิดชอบ โดยให้ทำงานเดียวกัน (ตารางการทำงานของแต่ละคนจะมีลักษณะเป็น part-time) ซึ่งทำให้พนักงานยังคงสามารถทำงานให้แก่บริษัทได้แม้ว่าจะต้องนำเวลาบางส่วนไปใช้ในชีวิตส่วนตัว

4. การทำงานทางไกล/การทำงานที่บ้าน (Telecommuting/home working) คือ การช่วยให้พนักงานสามารถทำงานได้จากสถานที่ต่างๆ ซึ่งจะทำให้สามารถลดเวลา ต้นทุนและความเครียดจากการเดินทางของพนักงานได้ ขณะเดียวกันก็สามารถลดค่าใช้จ่ายเกี่ยวกับพื้นที่สำนักงานได้

5. Fly-backs คือ การสนับสนุนให้พนักงานมีสมดุลระหว่างชีวิตกับการทำงานด้วยการเดินทาง (ในกรณีที่เป็นที่ปรึกษามืออาชีพ) โดยบริษัทจะให้พนักงานสามารถบินกลับภูมิลำเนา, สามารถพาใครก็ได้เดินทางไปด้วย, และสามารถไปสถานที่อื่นในระหว่างทางกลับบ้าน

6. การจัดการลูกค้าแบบยืดหยุ่น (Client-site flexible work arrangements) คือ การช่วยให้ที่ปรึกษามืออาชีพลดเวลาเดินทางไปยังสถานที่ทำงานของลูกค้า ให้เขามีสมดุลระหว่างการทำงานและชีวิตส่วนตัว ทางเลือกการทำงานที่ยืดหยุ่นนี้จะช่วยให้เขามีเวลาส่วนตัวในขณะเดียวกันก็ให้คำปรึกษาแก่ลูกค้าได้

การทำงานในโลกอนาคตจะมีรูปแบบการทำงานที่เปลี่ยนไป ต่อไปจะไม่ใช่ลักษณะการทำงานที่ต้องเข้าสำนักงานทุกวัน หรือมีเวลาเข้าออกที่ชัดเจน แต่จะเปลี่ยนไปสู่การทำงานที่มีความยืดหยุ่นสูงทั้ง เรื่องเวลาในการทำงาน สถานที่ทำงาน หรือลักษณะงาน ดังนั้นธุรกิจควรเตรียมพร้อมรับกับมือการเปลี่ยนแปลงที่เกิดขึ้นจากเทคโนโลยี และ Life style ในการดำรงชีวิตของคนรุ่นใหม่ อย่าง Gen Y และ Gen Z ที่เน้นเรื่อง Work life Balance ซึ่ง Workplace Flexibility อาจจะเป็นตัวเลือกหนึ่งที่ตอบโจทย์ความต้องการของธุรกิจและคนทำงาน ดั่งคำพูดของ Donna Purcell ผู้จัดการความหลากหลายของ Commonwealth Bank ที่ว่า

“Creating an environment where people can be themselves is a good thing for Everyone in an organization”

‍