สิ่งที่คุณต้องรู้ เมื่อจะออกแบบ และเลือกใช้บริการ LMS

ก่อนอื่นคุณต้องเข้าใจก่อนว่า การเรียนรู้ การฝึกอบรม และการพัฒนาเป็นสิ่งสำคัญอันดับต้น ๆ สำหรับธุรกิจ แต่เป็นการยากที่จะทำให้มั่นใจได้ว่าพนักงานจะมีส่วนร่วมกับการเรียนรู้และทำให้การลงทุนใน LMS นั้นมีคุณค่าและสร้างความคุ้มค่าให้องค์กร  

จากการสำรวจของ Harvard Business Review พบว่า 70% ของพนักงานไม่มีความเชี่ยวชาญในทักษะที่จำเป็นในการทำงานและมีพนักงานเพียง 12% ที่ใช้ทักษะใหม่ ๆ จากการฝึกอบรมเพื่อปรับปรุงประสิทธิภาพของพวกเขา แม้ว่าคุณจะลองใช้ LMS แต่คุณจะไม่ได้รับประโยชน์หากไม่ได้รับการออกแบบหรือใช้งานอย่างถูกต้อง

โดยธรรมชาติแล้ว ความต้องการเรียนรู้ของแต่ละคน มีความแตกต่างกัน สิ่งที่ใช้ได้ผลกับบางคนอาจใช้ไม่ได้กับคนอื่น วิธีที่ดีที่สุดในให้ประสบการณ์ที่สมบูรณ์แบบสำหรับผู้เรียน คือการเลือก LMS ที่สามารถนำเสนอในรูปแบบ interactive รองรับสื่อและรูปแบบการเรียนรู้ที่หลากหลายอาทิ  วิดีโอภาพและเสียง การทำ role-plays และ gamification

PeopleStrong ผู้นำด้านการให้บริการเทคโนโลยีเกี่ยวกับการจัดการและการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์   และผู้เชี่ยวชาญ ที่มุ่งเน้น การออกแบบชีวิตการทำงานเพื่ออนาคต (New Code of Work) ได้แนะนำเกี่ยวกับกระบวนการก่อนนำ LMS มาใช้ ไว้ดังนี้

‍

ทำให้พนักงานเข้าใจว่าประโยชน์ของหลักสูตร

หน้าที่สำคัญขององค์กร โดยเฉพาะผู้มีหน้าที่โดยตรงในการพัฒนาทรัพยากรมนุษย์ ต้องช่วยให้พนักงานเข้าใจว่าประโยชน์ของหลักสูตร ดังนั้นก่อนการพัฒนาและการนำหลักสูตรการเรียนรู้ไปใช้ ควรสำรวจความท้าทายและปัญหาที่พนักงานกำลังเผชิญอยู่ และควรปรับสื่อการเรียนรู้ให้สอดคล้องกับสิ่งที่ผู้เรียนอยากรู้และควรเป็นบทเรียนที่ช่วยแก้ไขที่พนักงานเผชิญอยู่อย่างทันท่วงที  หากคุณสามารถแสดงให้เห็นว่าหลักสูตรมีสำคัญ องค์กรก็มีแนวโน้มที่จะเห็นผลตอบแทนจากการลงทุน LMS และอัตราการเรียนรู้สำเร็จตามหลักสูตรของผู้เรียนจะเพิ่มขึ้น

‍

Create education pathways เพื่อช่วยให้พนักงานเข้าใจภาพรวมของการเรียนรู้

ควรออกแบบ การเรียนรู้และการฝึกอบรมให้ง่ายที่สุดสำหรับพนักงานเท่าที่จะทำได้  เพื่อให้แน่ใจว่าพวกเขาจะเข้าไปใช้ประโยชน์  ข้อแนะนำเพิ่มเติม คือ ควรใส่คำอธิบายหลักสูตรเพื่อให้พนักงานเข้าใจว่าชั้นเรียนจะครอบคลุมอะไรและจะช่วยพวกเขาในการพัฒนาองค์ความรู้เพื่อการทำงานหรือความก้าวหน้าทางอาชีพได้อย่างไร

‍

ใช้ประโยชน์จากพลังของ AI

AI สามารถช่วยระบุช่องว่างของทักษะที่พนักงานขาด และอุปกรณ์ IoT สามารถช่วยให้พนักงานได้รับการฝึกอบรมเชิงลึกและซับซ้อนโดยไม่จำเป็นต้องจัดกิจกรรมขนาดใหญ่โตหรือใช้ระยะเวลานาน

Mrigank Tripathi รองประธานSaaS ของ PeopleStrong เชื่อว่าในอีก 5 ปีข้างหน้าจะมีแนวโน้มหลัก 2 ประการที่ส่งผลต่อการศึกษาออนไลน์ โดย เขาเล่าว่า“ AI จะถูกฝังอยู่ในวิธีการเรียนรู้อย่างมากและ IoT (โดยเฉพาะเลนส์ที่สวมใส่ได้ที่เชื่อมต่อกับอินเทอร์เน็ต) จะนำไปสู่ การฝึกอบรมตามความต้องการ (training-on-demand)  และ  contextual learning”  ดังนั้นLMS ที่ดีควรสามารถใช้เทคโนโลยีทั้งสองนี้เพื่อมอบประสบการณ์การเรียนรู้ที่สมจริงและเป็นประโยชน์มากขึ้นให้กับผู้เรียน

‍

ทำให้ใช้งานง่ายที่สุด

ผู้เรียนของคุณควรสามารถเข้าสู่ระบบและค้นหางานที่ได้รับมอบหมายหรือค้นหาการฝึกอบรมในเรื่องใดเรื่องหนึ่งได้อย่างรวดเร็วและราบรื่น ซอฟต์แวร์ LMS ควรใช้งานง่าย หากอินเทอร์เฟซผู้ใช้ขัดขวางประสบการณ์ผู้ใช้ (UI / UX) พนักงานของคุณจะไม่มีแรงจูงใจในการเข้าใช้งาน ในทางตรงกันข้ามหากผู้ใช้สามารถเพลิดเพลินกับประสบการณ์การเรียนรู้ที่ไม่ติดขัดพวกเขาก็มีแนวโน้มที่จะใช้เวลากับเรียนรู้และลงทะเบียนเรียนในหลักสูตรที่หลากหลาย

‍

คำนึงถึงบริการให้ความช่วยเหลือและการให้คำแนะนำ

คนส่วนใหญ่แม้กระทั่งผู้ที่เติบโตในโลกดิจิทัลก็ยังไม่คุ้นเคยกับการเรียนรู้ออนไลน์ ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพนักงานของคุณรู้ว่าจะต้องไปที่ไหนหากต้องการความช่วยเหลือ กรณีเลือกใช้ผู้ให้บริการจัดการระบบ LMS ควรตรวจสอบให้แน่ใจว่าพวกเขาสามารถให้ข้อเสนอแนะเกี่ยวกับวิธีการปรับปรุงระบบ LMS หรือปรับปรุงหลักสูตรและเนื้อหาสำหรับผู้เรียนในอนาคตได้

‍

LMS ที่ดี ต้องสามารถประเมินผลการเรียนรู้ได้

โปรดจำไว้ว่า คุณไม่สามารถช่วยให้พนักงานบรรลุเป้าหมายการเรียนรู้ได้หากคุณไม่ทราบจุดเริ่มต้นจุดสิ้นสุดและความก้าวหน้าระหว่างการเรียนรู้ของพนักงาน ดังนั้นอย่าลืมกำหนดชุดทักษะและความสามารถที่คุณต้องการสำหรับแต่ละบทเรียน   LMS ที่ดีที่สุดควรช่วยให้คุณสามารถวัดผลพนักงานเทียบกับมาตรฐานที่คุณตั้งไว้  ซอฟต์แวร์ LMS บางตัวช่วยให้ผู้ดูแลระบบสามารถประเมินผู้ใช้ได้ทันทีในรูปแบบของรายงานด่วน หรือแม้แต่การทดสอบการประเมินโดยใช้ AI นี่จะเป็นวิธีที่ดีในการทำความเข้าใจว่าพนักงานของคุณได้รับการพัฒนาในระดับใด ข้อมูลเหล่านี้จะช่วยให้คุณคิดโมดูลและหลักสูตรที่เป็นประโยชน์มากยิ่งขึ้นด้วย

เพื่อเป็น Guideline ให้คุณเข้าใจง่าย PeopleStrong สรุป 10 ขั้นตอนการวางแผนสำหรับการนำ LMS มาใช้ไว้ดังนี้

1. วางเป้าหมายการเรียนรู้ และ พัฒนาเนื้อหาให้สอดคล้องกัน
2. กำหนด OKR เพื่อวัดผล
3. มอบหมายความรับผิดชอบและรวมระบบเข้ากับ IT infrastructure
4. กำหนดและฝึกอบรมผู้ดูแลระบบ LMS
5. รวบรวมทีมผู้เชี่ยวชาญ ประกอบด้วย ผู้เชี่ยวชาญด้านการสื่อสารและ ผู้เชี่ยวชาญด้านดูแลความปลอดภัยเกี่ยวกับข้อมูลส่วนบุคคล  ผู้เชี่ยวชาญด้านไอที  ผู้จัดการการพัฒนาเนื้อหา และ ตัวแทนกลุ่มเป้าหมายการเรียนรู้
6. ดำเนินการทดสอบกับกลุ่มผู้ใช้ขนาดเล็กเพื่อดูว่าจะปรับปรุงอะไรได้บ้าง
7. รวบรวมข้อเสนอแนะและปรับการกำหนด LMS ตามข้อเสนอแนะขององค์กร
8. จัดทำแผนการสื่อสารภายในองค์กร เกี่ยวกับการเปิดตัวการใช้ LMS  เพื่อผลักดันให้มีการนำไปใช้จริง
9. นำขึ้นระบบจริง และใช้งานจริง
10. รวบรวมข้อเสนอแนะที่ได้รับจากผู้ใช้จริงและผู้เกี่ยวข้องอย่างต่อเนื่องและวัดผลกับ OKRs ที่ตั้งไว้

‍

ออกแบบ LMS ด้วยความเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย

สิ่งที่ลืมได้เลย คือ แม้ว่าเป้าหมายหลักของ LMS คือกลุ่มผู้เรียนที่ต้องเอาชนะความท้าทายทางวิชาชีพ แต่ก็ต้องตอบสนองความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสียอื่น ๆ ด้วยดังนั้นเป็นหน้าที่ของผู้ออกแบบระบบ LMS ที่จะทำความเข้าใจความต้องการของผู้มีส่วนได้ส่วนเสีย อาทิ

1. ผู้เรียน  ต้องการเข้าถึงเนื้อหาการเรียนรู้ต่าง ๆ ได้อย่างรวดเร็วทุกวันตลอด 24 ชั่วโมงจากทุกที่  ต้องการเห็นภาพรวมที่ชัดเจนของการฝึกอบรม ต้องการเนื้อหาที่หลากหลายในรูปแบบต่าง ๆ  และ ต้องการเอกสารประกอบการจบหลักสูตรและหลักฐานแสดงความความก้าวหน้าของการเรียนรู้
2. ผู้จัดการฝึกอบรม ต้องการจัดเตรียมเนื้อหาการเรียนรู้เฉพาะกลุ่มเป้าหมายได้อย่างรวดเร็วและมีประสิทธิภาพ  ต้องการให้ระยะเวลาดำเนินการสั้นลง แต่ต้องได้การฝึกอบรมที่มีประสิทธิภาพมากขึ้น  ต้องการรายงานภาพรวมความคืบหน้า และความก้าวหน้าของผลการเรียนและเอกสารการรับรองผลการเรียนของผู้เรียน
3. ผู้จัดการองค์กร ต้องการมั่นใจว่าระบบที่เลือกใช้ รับประกันความเป็นส่วนตัวและการรักษาความลับ  และต้องการได้ผลลัพธ์ที่นำไปสู่การเพิ่มผลผลิตและลดต้นทุนใน บริษัท

‍

คำถามเพื่อการประเมินเมื่อคิดจะเลือกใช้บริการ LMS

มีคำถาม 2-3 ข้อที่คุณสามารถใช้ถามเพื่อประเมินผู้ให้บริการ LMS

ด้านเทคโนโลยี  ควรถามเกี่ยวกับ ระบบมีฟังก์ชันอะไรบ้าง?  ผู้เรียนสามารถใช้ single-sign on (SSO) ได้หรือไม่? มี Sandbox สำหรับการทดสอบหลักสูตรหรือไม่? LMS เป็นสากลหรือ จำกัด เฉพาะบางประเทศ / ภูมิภาค?

ด้านการกำกับดูแล ควรถามเกี่ยวกับ LMS เป็นไปตามกฎหมายความเป็นส่วนตัวในภูมิภาคหรือไม่?  ผู้ให้บริการ LMS เข้าถึงความปลอดภัยทางไซเบอร์อย่างไร?

ด้านการออกแบบ  ควรถามอาทิ LMS สามารถใช้การสร้างแบรนด์องค์กรได้หรือไม่? รูปลักษณ์ของ LMS เป็นอย่างไร?

ด้านโครงสร้างพื้นฐาน ควรถามเกี่ยวกับ  ระบบมีฟังก์ชันอะไรบ้าง? ผู้เรียนสามารถใช้ single-sign on (SSO) ได้หรือไม่? มี Sandbox สำหรับการทดสอบหลักสูตรหรือไม่?  LMS เป็นสากลหรือ จำกัด เฉพาะบางประเทศ / ภูมิภาค?

เมื่อเลือกผู้ใช้บริการ LMS ให้จัดนัดหมายเพื่อทำการสาธิตหลายๆครั้ง  และอย่าลืมรับฟังมุมมองของผู้ใช้เสมอ ผู้เรียนควรได้รับประสบการณ์ที่ดี จากการเข้าใช้ LMS เช่น รู้สึกสนุกและเป็นประโยชน์  การสร้าง LMS ในองค์กรให้ประสบความสำเร็จอย่างยั่งยืนคุณต้องมีผู้เชี่ยวชาญที่คอยช่วยเหลือคุณในทุกขั้นตอน ดังนั้นต้องเลือกผู้ให้บริการที่มีความเข้าใจอย่างลึกซึ้งเกี่ยวกับความต้องการของคุณและผู้ที่แสดงให้เห็นถึงความสามารถในการส่งมอบตามความต้องการของคุณ

ด้วยตัวเลือกมากมายในตลาดการเลือกผู้ให้บริการ LMS อาจใช้เวลามากกว่าที่คุณคาดคิด ท้ายที่สุดองค์กรของคุณอาจมีคำถามเฉพาะในใจเช่นแพลตฟอร์ม LMS มีคุณสมบัติที่คุณต้องการหรือไม่หรือเหมาะสมกับงบประมาณการฝึกอบรมของคุณหรือไม่ เพื่อให้กระบวนการตัดสินใจของคุณเร็วขึ้นนี่คือรายการคุณลักษณะ LMS ที่คุณควรพิจารณา

1. มีการติดตามและการรายงานที่มีประสิทธิภาพ  

แพลตฟอร์ม LMS ส่วนใหญ่จะมาพร้อมกับคุณสมบัติการวิเคราะห์และการรายงานที่สร้างไว้ล่วงหน้าซึ่งครอบคลุมตัวบ่งชี้ประสิทธิภาพหลัก (KPI) และเมตริกที่หลากหลายตั้งแต่อัตราการสำเร็จการศึกษาไปจนถึงการมีส่วนร่วมของผู้เรียน อย่างไรก็ตามแพลตฟอร์ม LMS ที่คุณเลือกควรสามารถสร้างรายงานที่กำหนดเองได้  ให้มองหาซอฟต์แวร์ LMS ที่ใช้ประโยชน์จาก AI เพื่อประเมินช่องว่างทักษะของผู้เรียนโดยอัตโนมัติและให้ข้อเสนอแนะแบบเรียลไทม์แพลตฟอร์ม LMS ที่เปิดใช้งาน AI สามารถติดตามกิจกรรมการเรียนรู้ของพนักงาน  ตรวจสอบประสิทธิภาพของพนักงานและรับข้อมูลเชิงลึกเพื่อประเมินได้อย่างรวดเร็ว   อย่าลืมว่าหากไม่มีความสามารถในการวัดผลจะไม่มีทางที่จะดูได้ว่าพนักงานของคุณใช้ประโยชน์จาก LMS อย่างเต็มที่หรือไม่ นอกจากนั้น AI ยังสามารถลดความซับซ้อนในการติดตามการเข้าร่วมหลักสูตรและขั้นตอนการลงทะเบียน สิ่งนี้ทำให้สามารถทำสิ่งต่างๆเช่นจัดหารหัส QR แก่พนักงานที่พวกเขาสามารถสแกนลงทะเบียนในระบบได้โดยอัตโนมัติ

2. สามารถเข้าใช้ได้ตลอดเวลาและเข้าถึงได้ด้วยอุปกรณ์ที่หลากหลาย

โลกปัจจุบันมีการทำงานในรูปแบบ ทีมงานระยะไกล และ การทำงานจากต่างที่กันบนโลกใบนี้ ผู้เรียนในองค์กร  ผู้ฝึกสอน  และคู่ค้า  ต้องสามารถเข้าถึงและซอฟต์แวร์ LMS ขององค์กรได้ทุกเมื่อบนทุกแพลตฟอร์ม เมื่อประเมินความสะดวกในการเข้าถึงซอฟต์แวร์ LMS ให้ลองถามคำถามเช่น:

• ผู้เรียนสามารถเข้าถึงหลักสูตรการฝึกอบรมออนไลน์ทั้งบนคอมพิวเตอร์เดสก์ท็อปและอุปกรณ์เคลื่อนที่เช่นสมาร์ทโฟนและแท็บเล็ตได้หรือไม่? สิ่งนี้จะเปิดโอกาสในการเรียนรู้ที่บ้านระหว่างเดินทางหรือแม้แต่ในที่ประชุม
• ผู้เรียนในองค์กรสามารถดาวน์โหลดแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมออนไลน์และใช้เมื่อออฟไลน์ได้หรือไม่ สิ่งนี้ช่วยให้พวกเขาเรียนรู้ต่อไปได้แม้ว่าจะไม่มีอินเทอร์เน็ตก็ตาม
• ผู้ใช้ล็อกอินเข้าสู่ระบบได้ง่ายหรือไม่? มองหาแพลตฟอร์ม LMS ที่มีการเข้าถึงแบบ single-sign-on (SSO) เพื่อให้สามารถย้ายไปมาระหว่างพอร์ทัลและแอปพลิเคชันต่างๆได้อย่างราบรื่น

3. รองรับหลายภาษา

บริษัท ที่มีพนักงานทั่วโลกสามารถแสวงหาแหล่งข้อมูลการฝึกอบรมและความรู้ได้อย่างมีประสิทธิภาพมากขึ้นหากเนื้อหาของแพลตฟอร์ม LMS มีให้บริการในหลายภาษา ประโยชน์หลักบางประการของ LMS ที่รองรับหลายภาษา ได้แก่

• ความสามารถในการเปลี่ยนไปใช้ภาษาใดก็ได้ที่ผู้ใช้เลือก
• แพลตฟอร์ม LMS ควรรองรับหลายภาษา และสามารถแปลเนื้อหาได้อย่างมีคุณภาพ  
• ช่วยให้ผู้ใช้ตั้งค่าภาษาเริ่มต้นของ LMS เป็นภาษาแม่ของตนได้

4. เป็นระบบอัตโนมัติ

แพลตฟอร์ม LMS ที่มีคุณสมบัติอัตโนมัติสามารถทำให้กระบวนการ อาทิ เพิ่มผู้เรียนจาก database ,การแจ้งเตือนผู้เรียน รวมถึงการออก certificate ให้ผู้ผ่านการประเมิน เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว เมื่อจะเลือกใช้บริการ LMS จงมองหาซอฟต์แวร์ที่สามารถทำให้ฟังก์ชันเหล่านี้เป็นไปโดยอัตโนมัติ

• เพิ่มผู้เรียนโดยอัตโนมัติโดยเชื่อมต่อกับซอฟต์แวร์การจัดการทรัพยากรบุคคลหรือแพลตฟอร์มการจัดการลูกค้าสัมพันธ์ (CRM)
• แนะนำผู้เรียนขององค์กรด้วยการแจ้งเตือนและการแจ้งเตือนอัตโนมัติ
• รองรับการเข้าใช้งานแบบ Single Sign-On โดย ระบบสามารถยืนยันตัวบุคคล (Authentication) ที่รองรับการให้ผู้ใช้งานลงชื่อเข้าใช้งานระบบ (Login) ครั้งเดียว แล้วสามารถเข้าใช้งานระบบหลายระบบได้ โดยไม่ต้องลงชื่อเข้าใช้งานซ้ำอีก
• ส่งรายงานความก้าวหน้าของผู้ฝึกสอนและผู้จัดการโดยอัตโนมัติ
• การออก certificate ให้ผู้ผ่านการประเมิน เป็นไปได้อย่างรวดเร็ว
• ลงทะเบียนผู้เรียนรายบุคคลหรือกลุ่มผู้เรียน (ตามแผนกทีมหรือโครงการเฉพาะกิจ) โดยอัตโนมัติ

5. สามารถสร้างประสบการณ์ส่วนบุคคลเพื่อปลูกฝังความไว้วางใจให้กับผู้ใช้งานได้

โปรดจำไว้ว่าไม่มีสององค์กรที่เหมือนกันและไม่มีผู้เรียนสองคนที่มีแนวทางในการเรียนรู้เหมือนกัน นี่คือเหตุผลที่ LMS ของคุณควรมีความสามารถในการจัดหาเส้นทางการเรียนรู้ส่วนบุคคลสำหรับพนักงานทุกคนในองค์กรของคุณ อย่างน้อยที่สุดแพลตฟอร์ม LMS ของคุณควรอนุญาตให้ผู้สอนปรับแต่ง user interface และเนื้อหาได้ เช่น สามารถกำหนดภาษาเฉพาะให้กับทีมในภูมิภาคและประเทศต่าง ๆ ได้หรือไม่? สิ่งเล็กน้อยเช่นนี้จะช่วยสร้างความไว้วางใจให้กับ LMS ของคุณได้มาก

6. รองรับ Customizability

LMS ของคุณควรให้คุณจัดหาแหล่งข้อมูลการเรียนรู้ออนไลน์ส่วนบุคคลสำหรับผู้เรียนบางราย ตัวอย่างเช่นคุณอาจกำลังเปิดบทบาทใหม่ทั้งหมดที่ต้องใช้เส้นทางการฝึกอบรมเฉพาะบุคคลที่ต้องใช้โมดูลและทรัพยากรที่แตกต่างกัน LMS ที่ให้คุณเปิดหรือปิดใช้งานโมดูลบางอย่างตามดุลยพินิจของคุณได้  หรือ บางโครงการและผู้เรียนอาจต้องการการเรียนรู้แบบผสมผสานระหว่างออนไลน์และออฟไลน์ ซึ่งหมายความว่าแพลตฟอร์ม LMS ของคุณควรมาพร้อมกับแอพที่เป็นกรรมสิทธิ์สำหรับการอ่านแบบออฟไลน์หรือดูสื่อการเรียนรู้ (เช่น webinars, videos, presentations)

‍

ก่อนตัดสินใจเลือกใช้ LMS หรือ เลือกใช้ผู้ให้บริการ LMS โปรดอย่าลืมอ่านบทความฉบับนี้ เพื่อการลงทุนที่คุ้มค่ากับองค์กร และ เพื่อสร้างประสบการณ์การเรียนรู้ที่ดีให้พนักงาน ทุกองค์กร

‍

บุญชู มัลโฮตรา Peoplestrong