จะเปิดออฟฟิตกลับมาใหม่ อย่าลืมเปิดใจคนทำงาน

อย่างไรก็ดีหากองค์กรของท่านจะต้องทำการเรียกพนักงานกลับมาทำงานที่ออฟฟิตแล้ว หัวหน้างาน หรือผู้นำระดับกลาง รวมไปถึง HR เองอาจจะรู้สึกลำบากใจที่ต้องแจ้งข่าวนี้กับพนักงาน ซึ่งไม่ต้องกังวลว่าเป็นแค่คุณเพียงคนเดียว เพราะผลสำรวจจาก Harvard Business Review จากพนักงานจำนวน 1,697 คนพบว่า 58% รู้สึกกระอักกระอ่วนที่จะต้องแจ้งข่าวให้ทีมงานกลับไปทำงานที่ออฟฟิต และ 29% มีความต้องการที่จะปฎิบัติงานที่บ้านต่อ โดยที่รู้สึกว่าองค์กรหรือหัวหน้างานนั้นบีบบังคับพวกเขาอ้อมๆ ดังนั้นจึงมีความเป็นไปได้เช่นกันที่พนักงานชาวไทยที่ต้องเผชิญกับการเปิดทำงานของออฟฟิตในประเทศไทยที่ยังมีผู้ติดเชื้อหลักหมื่นคน และยังมีบางกิจการยังถูกสั่งปิด นั้นก็อาจจะมีเกิดการตั้งคำถามในการกลับมาทำงานในออฟฟิตรวมไปถึงเกิดความไม่มั่นใจ และส่งผลต่อระดับความเชื่อมั่นของพนักงานต่อองค์กรของเราได้เช่นกัน

ฉะนั้นบทความนี้จะชวน HR หรือผู้นำในองค์กรที่ต้องวุ่นกับการเตรียมการเปิดออฟฟิต นอกจากจะต้องเตรียมพร้อมเรื่องการสนับสนุนทำงานในแง่มุมต่างๆ ไม่ว่าจะเป็นการเตรียมสถานที่ มาตรการความปลอดภัย การดูแลสุขอนามัยพนักงานไม่ว่าจะเป็นการตรวจ ATK รวมไปถึงวิธีการทำงานในบริษัท เช่น Bubble and Seal หรืออื่นๆ ยังจะต้องเตรียมความพร้อมกับสภาพจิตใจของพนักงานให้มีความเข้าใจ และเปิดใจให้พร้อมกลับเข้ามาปฎิบัติงานที่ออฟฟิตด้วยโดยจะชวนพิจารณาด้วยหลัก 3 ข้อ ดังนี้

1. สื่อสารด้วยความชัดเจน และติดตามผลอยู่เสมอ

การเปิดออฟฟิตใหม่รอบนี้ จำเป็นจะต้องมีมาตรการต่างๆเพื่อความปลอดภัยของคนในองค์กร ไม่ว่าจะเป็นการตรวจ ATK ในกี่วัน การรักษาระยะห่างในออฟฟิต รวมไปถึงการดูแลจุดสัมผัสต่างๆให้มีความสะอาด และปราศจากเชื้อโควิดที่จะแพร่ใส่คนที่มาทำงานได้ ซึ่งมาตรการเหล่านี้นอกจากจะเป็นประโยชน์ในการควบคุมความเสี่ยงจากโควิด-19 แล้ว ยังเป็นสิ่งที่ช่วยสร้างความมั่นใจให้กับพนักงานให้กลับมาทำงานในออฟฟิต องค์กรจึงจำเป็นต้องมีการสื่อสารให้ชัดเจน ทั้งผ่านทางการพูดคุย การให้ข้อมูลข่าวสารให้พนักงานเห็นผ่านตาไม่ว่าจะเป็นทางป้ายประกาศ Social Network ของ Office หรือช่องทางการสื่อสารอื่นๆที่บริษัทของคุณใช้อยู่ เพื่อสร้างความมั่นใจในการกลับเข้ามาทำงานอีกด้วย

นอกจากมาตรการเรื่องอาชีวอนามัยแล้ว การเปิดออฟฟิตในช่วงที่หลังจากการทำงานที่บ้านมาเป็นเวลานาน และวิธีการทำงานบางอย่างขององค์กรเปลี่ยนไป ก็อาจทำให้พนักงานบางกลุ่มเกิดการสับสนกับความเปลี่ยนแปลงว่าหน้าที่ หรือคุณค่าที่เขาจะสามารถทำให้องค์กรยังเหมือนเดิมหรือไม่ ยกตัวอย่าง เช่น งานเดิมอาจจะเป็นเรื่องของการจัดการเดินเอกสารลงนามที่เป็นกระดาษ เมื่อกลับมาทำงานงานนี้อาจจะไม่ต้องทำแล้ว องค์กรก็ต้องมีการสื่อสารเกี่ยวกับงานสิ่งใหม่ที่เขาจะได้รับ และมีช่องทางในการชื่นชมเมื่อพนักงานท่านใดปรับตัวได้ อาจจะออกเป็นในเชิงประชาสัมพันธ์ หรือเป็นรางวัลเล็กๆน้อยๆที่ให้คนในองค์กรเห็นภาพชัดเจนในการปรับตัวเข้ากับการเปลี่ยนแปลง

และสิ่งที่สำคัญอีกเรื่องหลังจากการสื่อสารคือองค์กรจะต้องมีการติดตามมาตรการต่างๆที่ออกไปอยู่เสมอ เพื่อให้ทราบว่ามาตรการนี้ยังเข้ากับสถานการณ์ปัจจุบันหรือไม่ เป็นผลบวกหรือผลลบกับองค์กรมากน้อยแค่ไหน ถ้าจะให้ดี ควรมีหลักเกณฑ์ในบางเรื่องที่สำคัญกับทางธุรกิจ เช่นการเปิดหรือปิดออฟฟิตที่สอดคล้องกับจำนวนผู้ติดเชื้อหรือเสียชีวิตในประเทศ โดยมีการสื่อสารให้พนักงานได้ทราบล่วงหน้าด้วย เพื่อที่พนักงานจะสามารถคาดการณ์ได้ระดับหนึ่ง และมีข้อมูลที่ถูกต้องเพียงพอในการบริหารจัดการทั้งในเรื่องของงานและเรื่องส่วนตัว

2. เปิดพื้นที่ในการแสดงความไม่สบายใจ/เรื่องติดขัดของพนักงาน

แม้องค์กรจะสื่อสารมากเพียงใดก็ตาม แน่นอนว่ายังจะต้องมีพนักงานบางส่วนที่ติดขัด หรือมีข้อไม่สบายใจ มีผลสำรวจจาก envoy ที่ทำกับพนักงาน 1000 คนในสหรัฐอเมริกาพบว่า  66% ของพนักงานมีความกังวลที่จะกลับมาทำงานในออฟฟิต

ทั้งจากกรณีของความกลัวการติดเชื้อ ทั้งจากการกรณีการเป็นห่วงคนทางบ้าน ไม่ว่าจะเป็นห่วงการติดเชื้อไปยังที่บ้าน หรือปัญหาว่าจะต้องดูแลลูกในการเรียนออนไลน์ขณะที่อยู่บ้าน ในขณะเดียวกันองค์กรก็เรียกตัวให้กลับมาทำงานที่ออฟฟิตแล้ว จึงจะเกิดความไม่สบายใจกับพนักงานในกลุ่มนี้เป็นแน่ แม้ว่าองค์กรจะไม่สามารถแก้ไขทุกปัญหาที่กล่าวมาข้างต้นได้ทั้งหมด แต่มีสิ่งหนึ่งที่องค์กรสามารถผ่อนหนักให้เป็นเบาได้คือการสร้างความปลอดภัยในเชิงจิตวิทยาให้เกิดขึ้นในที่ทำงาน ซึ่งเป็นความเชื่อที่มีร่วมกันในทีมว่าสมาชิกมีความเชื่อใจในทีม มีความเคารพซึ่งกันและกัน รู้สึกสบายที่จะเป็นตัวของตัวเอง รู้สึกปลอดภัยที่จะยอมรับความผิดพลาดที่เกิดขึ้นและตอบสนองต่อความผิดพลาดอย่างสร้างสรรค์ โดยการเปิดพื้นที่ให้พนักงานแสดงความไม่สบายใจ หรือสิ่งที่ติดขัดของพนักงานออกมา อาจจะโดยมี Platform รองรับผ่านทางการบริการของ HR หรือมีการจัดนักจิตวิทยามาให้บริหารให้คำปรึกษา หรือแม้กระทั่งอาจจะทำเป็นกิจกรรมให้หัวหน้างานสามารถพูดคุยกับพนักงานในทีมของตัวเอง โดยผ่านการช่วยเหลือของทีม HR ที่จะสนับสนุนเครื่องมือในการพูดคุยกับพนักงาน เพื่อจะเปิดใจของพนักงานให้ระบายความติดข้องของตัวเองออกมา

ซึ่งความติดข้องเหล่านี้ก็จะเป็นข้อมูลที่ทำให้องค์กรสามารถออกนโยบายเพื่อช่วยเหลือ หรือบริหารจัดการปัญหาเหล่านี้ได้ และช่วยตรวจจับอาการความไม่สบายใจของพนักงานก่อนที่พนักงานจะรู้สึกไม่มีความสุขและลาออกไป เหมือนกับการเกิด The Great Resignation ที่พนักงานในสหรัฐอเมริการลาออกหลายล้านคนเนื่องจากองค์กรเรียกกลับเข้ามาทำงานที่ออฟฟิต อันจะส่งผลเสียหายให้กับองค์กรในเรื่องของ Productivity ที่อาจจะกระทบจากคนลาออกได้

3. เชื่อมความสัมพันธ์เข้าด้วยกัน

การทำงานที่บ้านเป็นเวลานานแม้ทำให้บางคนคิดถึงความสัมพันธ์กับผู้คน จนทำให้เกิดความเครียดและเกิดการ Burn out ได้ ในทางกลับกันการที่ได้ทำงานจากที่บ้านเป็นเวลานานทำให้พนักงานบางคนกลับมาพิจารณาเป้าหมายในชีวิตของตนเองใหม่ มีผลสำรวจในสหรัฐอเมริกาที่แสดงให้เห็นว่าพนักงาน 25% มีแนวโน้มจะลาออกหลังจากจบช่วงการระบาดใหญ่นี้ ซึ่งการศึกษาของ Gallup เปิดเผยว่าการมีเพื่อนที่ดีในที่ทำงานจะช่วยสร้าง Engagement อย่างมากให้เกิดขึ้นกับทีมงาน ดังนั้นในฐานะองค์กรการช่วยรักษาความสัมพันธ์ระหว่างคนในทีมเป็นทางหนึ่งที่จะช่วยรักษาพนักงานเอาไว้ให้กับองค์กรได้ โดยอาจจะมีการเปิดช่วงให้มีการสังสรรค์กันอย่างรักษาระยะห่าง หรือมีการจัด Happy Hour ในการพูดคุยเรื่องสารทุกข์สุขดิบระหว่างกัน หรือแม้กระทั่งสนับสนุนในตัวงาน โดยการบริหารงานให้มีการติดต่อสัมพันธ์กับบุคคลอื่นในองค์กรก็เป็นอีกวิธีหนึ่งที่น่าสนใจ

สุดท้ายนี้ การที่องค์กรต้องการเปิดออฟฟิตอีกครั้งเพื่อเรียกประสิทธิภาพในการทำงานให้ออกมานั้น องค์กรจำเป็นต้องดูแลและใส่ใจเปิดใจคนทำงานในการที่จะกลับมาทำงานที่ออฟฟิตด้วย ให้เขามีความพร้อมทั้งกายและใจในการที่จะกลับมาส่งมอบงานที่ดีมีคุณภาพให้กับองค์กร เพราะปฎิเสธไม่ได้ว่าผลลัพธ์ขององค์กรทุกๆเรื่อง ล้วนแล้วแต่เกิดจากคนที่มาทำงานให้กับองค์กร ไม่ได้เกิดจากสถานที่ทำงานที่เปิดขึ้นมาแต่อย่างใด

Ref.

https://hbr.org/2021/07/help-your-employees-who-are-anxious-about-returning-to-the-office

https://hbr.org/2021/07/how-to-have-tough-conversations-about-returning-to-the-office

https://hbr.org/2021/08/returning-to-the-office-will-be-hard-heres-how-managers-can-make-it-easier

https://hbr.org/2021/08/how-to-have-those-difficult-return-to-office-conversations

https://www.gallup.com/workplace/236213/why-need-best-friends-work.aspx