44 วันที่พนักงานใหม่กำลังให้องค์กรทดลองงาน

‍

Onboarding ไม่ได้จบในวันแรก
เพราะพนักงานใหม่จะใช้เวลาอีก 44 วัน
ตัดสินใจว่างานนี้ "ใช่หรือไม่" สำหรับตัวเอง

วันแรกของพนักงานใหม่...

เกือบทุกองค์กรมีการปฐมนิเทศ มีคู่มือพนักงาน มีเอกสารให้เซ็น มีบัญชีเข้าใช้ระบบ มีคนพาไปรู้จักทีมงาน บางแห่งมี Welcome Kit วางไว้รออยู่บนโต๊ะด้วย

เมื่อทุกอย่างในรายการถูกทำครบ เราก็มักถือว่า Onboarding เสร็จเรียบร้อย

แต่สำหรับพนักงานใหม่ มันอาจจะเพิ่งเริ่มต้น

‍

Gallup เคยพบว่า มีพนักงานเพียง 12% ที่เห็นด้วยอย่างยิ่งว่าองค์กรของตัวเองทำ Onboarding ได้ดี

ตัวเลขนี้น่าสนใจตรงที่องค์กรส่วนใหญ่ไม่ได้ “ไม่มี” Onboarding เรามีกระบวนการนี้กันมานานแล้ว เพียงแต่สิ่งที่องค์กรเรียกว่า Onboarding กับสิ่งที่คนใหม่ต้องใช้เพื่อค่อย ๆ เข้ามาเป็นส่วนหนึ่งขององค์กร อาจไม่ใช่เรื่องเดียวกันเสียทีเดียว

‍

Gallup ชี้ว่า หนึ่งในความเข้าใจผิดที่พบบ่อยคือการมอง Onboarding เป็นกิจกรรมช่วงสั้น ๆ ทั้งที่การที่คนหนึ่งจะเข้าใจบทบาท รู้จักทีม เข้าใจวัฒนธรรม และทำงานได้เต็มศักยภาพ อาจใช้เวลานานกว่านั้นมาก

ถ้าอย่างนั้น สิ่งที่ควร Rethink อาจไม่ใช่ว่าเราจะทำ Orientation Day ให้ดีขึ้นอย่างไร แต่อาจต้องย้อนกลับไปถามก่อนว่า ทำไมเราถึงออกแบบ Onboarding โดยมี “วันแรก” เป็นศูนย์กลางมาตลอด?

‍

44 วันที่พนักงานใหม่กำลังให้องค์กรทดลองงานเหมือนกัน

ข้อมูลจาก BambooHR ทำให้คำถามนี้น่าสนใจขึ้นอีก

ในการสำรวจพนักงานประจำสาย office/computer ในสหรัฐฯ 1,565 คน เมื่อปี 2023 พบว่า 44% เคยรู้สึกเสียใจหรือลังเลกับการตัดสินใจรับงานตั้งแต่สัปดาห์แรก และ 23% เคยร้องไห้ภายในสัปดาห์แรกของงานใหม่

แต่สิ่งที่ทำให้คนใหม่หงุดหงิดกลับไม่ใช่เรื่องใหญ่โต

65% ไม่ชัดเจนว่าเมื่อมีคำถามควรถามใคร
62% รู้สึกว่าได้รับการอบรมเรื่องสินค้าและบริการไม่เพียงพอ
58% เข้าไม่ถึงเครื่องมือที่จำเป็น
51% เจอปัญหาด้านเทคโนโลยี

เป็นเรื่องเล็ก ๆ ที่เกิดขึ้นในวันทำงานธรรมดา แต่เมื่อสะสมเข้าด้วยกัน มันกำลังบอกพนักงานใหม่บางอย่างว่า การทำงานที่นี่จะเป็นอย่างไร

ข้อมูลชุดเดียวกันพบว่า 70% ของพนักงานใหม่ใช้เวลาไม่เกินหนึ่งเดือนในการตัดสินว่างานใหม่เหมาะกับตัวเองหรือไม่ และเมื่อมองโดยเฉลี่ย ช่วงเวลาที่ใช้ในการตัดสินใจอยู่ที่ประมาณ 44 วัน

เรามักคิดว่าช่วงทดลองงานคือเวลาที่องค์กรใช้ดูว่า “คนนี้เหมาะกับเราหรือเปล่า”

แต่ 44 วันแรกอาจชวนให้ Reimagine ความสัมพันธ์นี้ใหม่ เพราะขณะที่องค์กรกำลังประเมินพนักงานใหม่ พนักงานใหม่ก็กำลังประเมินองค์กรจากประสบการณ์ที่เกิดขึ้นจริงเช่นกัน

เขากำลังดูว่าเวลาติดปัญหามีใครช่วยไหม สิ่งที่ได้รับการบอกไว้ตอนสมัครงานตรงกับสิ่งที่เจอหรือเปล่า หัวหน้ามีเวลาให้แค่ไหน และเมื่อผ่านช่วงต้อนรับวันแรกไปแล้ว ยังมีใครสนใจว่าเขากำลังปรับตัวได้หรือไม่

‍

ถ้า Onboarding ไม่ใช่วันแรก เราจะออกแบบมันใหม่อย่างไร?

ตรงนี้อาจเป็นโจทย์ Redesign ที่สำคัญกว่าแค่การเพิ่มกิจกรรมเข้าไปในวันปฐมนิเทศ เพราะปัญหาอาจไม่ใช่ว่าเราทำวันแรก “น้อยเกินไป” แต่เป็นเพราะเราใส่เกือบทุกอย่างไว้ในวันแรก แล้วหลังจากนั้นกลับออกแบบไว้น้อยมาก

ลองนึกถึงเส้นทางของพนักงานใหม่ในองค์กรตัวเอง

หลังจากสัปดาห์แรกผ่านไป ใครเป็นคนเช็กว่าเขายังติดอะไรอยู่?

เมื่อเริ่มเจองานจริง เขารู้หรือยังว่าคำถามแต่ละเรื่องควรไปหาใคร?

เมื่อผ่านไปหนึ่งเดือน มีใครคุยกับเขานอกจากเรื่องงานและผลงานหรือไม่?

และเมื่อความตื่นเต้นของวันแรกหายไปแล้ว ยังมีอะไรที่ทำให้เขารู้ว่าองค์กรไม่ได้ปล่อยให้เขาเรียนรู้ทุกอย่างตามลำพัง?

‍

บทบาทของหัวหน้ามีความสำคัญมากในช่วงเวลานี้ Gallup พบว่า เมื่อ Manager มีบทบาทอย่างจริงจังในกระบวนการ Onboarding พนักงานมีแนวโน้มที่จะเห็นด้วยอย่างยิ่งว่า Onboarding ของตัวเองยอดเยี่ยมสูงขึ้น 2.5 เท่า

เพราะสุดท้ายแล้ว พนักงานใหม่ไม่ได้ต้องการกิจกรรมต้อนรับเพิ่มอีกหนึ่งกิจกรรม เขาอาจต้องการแค่รู้ว่า เมื่อ Welcome Kit ถูกเก็บเข้าลิ้นชัก Orientation จบไปแล้ว และเริ่มเจองานจริงขึ้นมา "ยังมีใครอยู่ตรงนั้น"

‍

บางทีการรื้อ Onboarding ไม่จำเป็นต้องเริ่มจากการทำวันแรกให้ยิ่งใหญ่กว่าเดิม แต่เริ่มจากการเลิกออกแบบมันเป็น “วันแรก” ตั้งแต่ต้น เพราะช่วงเวลาที่คนใหม่ต้องการ Onboarding มากที่สุด อาจไม่ใช่วันที่เรากำลังต้อนรับเขา

อาจเป็นวันธรรมดาหลังจากนั้น
วันที่เขาเริ่มมีคำถามจริง เจอปัญหาจริง
และกำลังตัดสินจากประสบการณ์จริงว่า
ที่นี่คือที่ที่เขาอยากอยู่ต่อหรือไม่

Source

Gallup — Why the Onboarding Experience Is Key for Retention
https://www.gallup.com/workplace/235121/why-onboarding-experience-key-retaining-new-hires.aspx

Gallup — Essential Ingredients for an Effective Onboarding Program
https://www.gallup.com/workplace/246242/essential-ingredients-effective-onboarding-program.aspx

Gallup — How Your Manager Experience Shapes Your Employee Experience
https://www.gallup.com/workplace/259469/why-managers-key-engagement.aspx

BambooHR — First Impressions Are Everything: 44 Days to Make or Break a New Hire
https://www.bamboohr.com/resources/data-at-work/data-stories/2023-onboarding-statistics